従業員ハンドブックを変更する方法

従業員ハンドブックは、新入社員や確立された社員に貴重な情報を提供します。それはすべての従業員に会社の方針と規則のための参照情報源を与えます。それは彼らのオリエンテーション（会社への紹介と会社の期待）の一部として新入社員に与えられるかもしれませんが、ハンドブックで注意される必要がある方針と手順の変化があるかもしれません。従業員ハンドブックを更新することは、人事または管理職および監督者にとって重要な役割です。ハンドブックは重要なツールなので、どのように変更を加えるべきかを決定するためのプロセスを開発する必要があります。

ハンドブックにどのような変更を加えるべきか、またその理由を決定します。従業員に影響を与える新しい連邦法または州法があるかどうかを確認するために、人事管理協会（SHRM）に確認してください。おそらく、会社が提供する健康または報酬の給付金に変化があるか、あるいは身体的脅威またはセクシャルハラスメントの問題などの重大な出来事が発生した可能性があります。これらは、ハンドブックに変更または追加する必要があるものです。

ハンドブックはわかりやすい言葉で書いてください。例えば、役に立つというよりも混乱しやすいかもしれない、たくさんの複雑な法律用語を使わないのが賢明かもしれません。「正社員」などの物議を醸す言葉や、契約上の合意を意味する可能性のある言葉は避けてください。また、適用できない古いルールを削除し、新しいルールを適切に配置します。

変更に関する会社の弁護士または他の法人からの法的助言を求める。従業員に配布されたすべての資料を将来の訴訟の可能性について検討することが重要です。ハンドブックに含まれるものはすべて、雇用主の書かれた言葉と見なすことができます。企業は配布の前にハンドブックをレビューしてもらうのに十分役立つかもしれません。

ハンドブックの変更予定を連絡する。従業員は、新しい方針や手順が策定され、ハンドブックの改訂版に含まれていることを知っておく必要があります。会社によっては、変更点について話し合い、従業員が質問する機会を提供するために、従業員との直接の会議を開くことがあります。ハンドブックがオンラインにある場合、他の会社は従業員にメモを送るかもしれません。新しいハンドブックを受け取ったことを確認するフォームに従業員が署名し、それを人事ファイルに入れることをお勧めします。