重要な会議？今後の血液駆動？説得力のあるビジネスメモを送信する理由はたくさんあります。配布されるメモは、あなたとあなたの部署を表すものであるため、よく書かれている必要があります。そしてもちろん、あなたは人々に参加、申し込み、贈り物などをしてもらうように説得したいのです。説得力のあるメモを起草するときにいくつかのガイドラインに従うと、必要な結果を得ることができます。
あなたの聴衆を識別しなさい
読者または対象読者を理解します。あなたのチームへのメモは、理事会へのメモとはトーンが異なる可能性があります。常にプロとしてはプロフェッショナルですが、メモの中にはより正式なスピーチが必要なものがあります。説得力のあるメモを書く際には、年齢、性別、学歴などの他の要因も関与します。
あなたのテーマを述べる
それは愚かに聞こえるかもしれません、あなたがもちろんあなたがあなたのメモが何についてであるかについて知っているあなたが考えているので。しかし、あなたの手紙のために明確なテーマを書くことはあなたがまさにあなたが起こりたいことに集中するのを助けます。簡潔に述べると、余分なコメントを追加しなくても問題を解決することができます。テーマを述べることは書いている間あなたの参照のためだけです。あなたはあなたのテーマを読者に発表しません。例えば、あなたのテーマは「来週の火曜日に献血を支援する」であるかもしれません。
メモの概要
おお、それは高校を通って上から７年生からの言葉「アウトライン」を憎んだということです。リラックス。これはただの 非公式 読者が誰であるか、あなたが彼に何をさせたいのか、そしてなぜ彼がそうすべきかの概要。誰もこれを見ることはないでしょう。あなたがいつもあなたの肩にぶら下がったり、それに赤いペンを取ったりすることはありません。なぜなら、あなたはいつもあなたのポイントAと一緒に行くためのポイントBを持っていなかったからです。あなたのアウトラインは順番に箇条書きにすることができます：
- 来週の火曜日に献血を支援する。
- 血のドライブは命を救います。
- すべての血液型が必要です。
- 予約する。
細部が理にかなっている箇所にアウトラインにメモを追加します。
- 来週9月25日（火曜日）午前8時 - 正午、血液ドライブを支援する
- 血のドライブは命を救います。
- すべての血液型が必要です。
- あなたが待つ必要がないように約束をしなさい。 ____を呼び出す
短くして焦点を絞る
アウトラインとメモを使って書き始めます。メモは短く焦点が絞られていることを忘れないでください。簡潔に、しかし詳細に、読者に何をしてもらいたいのか、その理由、いつ、どのように説明しますか。行動を起こすことの利点を列挙しなさい。あなたが提案し、あなたが要求したようにしていることに人々に同意させることは説得力のあるメモの究極の目標です。しかし、あなたが提案していることは良い考えであると人々に納得させるためには、読者に彼らが従うべき理由を与えなければなりません。何が得られるかを人々に伝え、あなたが尋ねることをすることの主な利点を与える。
編集して書き換える
文法とスペルミスがないか確認してください。メモの背後にある考え方は重要ですが、ささいなことも同様に重要です。メモは、よく書かれていて文法上のミスやタイプミスがないとより説得力があります。ビジネスマンは大きな期待を寄せています。メモが説得力があり、間違いが目立つ場合は、これらの間違いによってメモの影響と有効性が低下します。最初のドラフトの後、それを脇に置いて、あなたがそれを送る必要があるまでにどれくらいの時間があるかによりますが、数分または数時間でそれに戻ってきてください。メモを読み直し、改善すると思われる変更を加えます。
たとえば、もっと説得力があると思われる場合は、説得力のある事実について少し調べてください。
- 来週9月25日火曜日の午前8時から正午までの献血を支援しましょう。
- 血のドライブは命を救います。去年だけでも、緊急事態や輸血のために、1パイントの血液が地元の病院で使用されました。献血者に感謝します。
- すべての血液型が必要です。
- あなたが待つ必要がないように約束をするために____を呼び出してください。
最初にフィードバックを求める
メモを送る前に、他の人からフィードバックを得てください。あなたがそれを送る前にそれを読むことをあなたが値する少数の人々に尋ねなさい。彼らが行動を起こすよう説得されるかどうかを尋ね、そうでない場合は、なぜ。どんな提案にも耳を傾け、メモに有用なアイデアを取り入れるようにしてください。説得力のあるメモは通常、配布するのに十分な程度になるまでにいくつかのドラフトを取ります。
