明確で、よく書かれた方針と手順は、毎日の業務があなたの長期のビジネスビジョンと任務声明を反映することを確実にします。彼らはまた、一貫性のある公正な決定を下すためのフレームワークを作成し、あなたのビジネスの法的利益を保護するために働きます。一般的に見直し、テスト、修正、批准からなる採用プロセスは、これらの目的を達成する可能性を妨げるのではなく、方針や手順を確実に向上させるために重要です。
ポリシーと手順の見直し
ポリシーと手順のライフサイクルの第3段階である採用段階は、徹底的な見直しから始まります。多くの企業では、修正、テスト、承認のために提案された決議案を渡す前に、管理チームが最初のレビューを行います。提案された方針が戦略的目的に関連しているのかどうか、そして手順が親方針に関連しているのかどうかを見てください。また、その言葉遣いが理解可能であり、意図された観客を対象としていることを確認してください。最初のレビューに失敗した文章を修正のために作家に送り返す。
フィードバックルールを確立する
変更または完全な改訂要求に関するフィードバックを提供するために、締切日を含む規則を作成します。最初のレビューの後に返送されるものには、「意見がない」などの説明ではなく、適切なフィードバックが含まれている必要があります。たとえば、フィードバックは「ドラフトはマイナーな修正が必要です」または具体的な変更または改訂の推奨事項とともに、これらの最初の陳述に従ってください。
テスト段階
限られた視聴者と特定の時間を使ってポリシーと関連手順を実行します。ほとんどの場合、オーディエンスは最も直接的に影響を受ける部門またはユーザーです。時間枠は、日々の業務への影響と起こり得る影響を評価するのに十分な長さであるべきです。決議がそのまま有効であるかどうか、あるいは変更が決議をより効果的、より効率的にするかどうか、またはコンプライアンスの指示に沿って行うかどうかについてフィードバックを提供するよう、管理者および影響を受ける従業員に指示する。
批准および実施
批准は、方針と手続きを承認する最後のステップです。フラットな組織構造を持ち、意思決定者が少ない中小企業にとって、これは、企業のオーナーが承認し、従業員マニュアルに決議を挿入するように人的資源に指示するのと同じくらい簡単です。中規模または大規模ビジネスでは、批准はほとんどの場合、最終的なレビューと討議、その後の決議投票を伴います。承認されると、ポリシーと手順は実装段階に移行します。
