受付係は、多くの場合、顧客や顧客があなたの事業所に入ったとき、または電話をしたときに話しかけたときに最初に連絡する窓口です。第一印象が重要なので、プロフェッショナリズム、能力と親しみやすさの最良の組み合わせを持つ受付を見つけることはうまく運営としてあなたのビジネスを確立することに長い道のりを行くでしょう。
品質のベンチマーク
人事管理会社Rainmaker Groupは、面接および採用プロセスを開始する前に、質の高い受付の主な特徴を特定するために体系的なアプローチをとることを推奨しています。受付係は通常外界からの最初の窓口であるため、受付係が送信するメッセージはあなたの会社のイメージと一致しているべきです。 Rainmakerによると、受付の行動スタイル、価値観、動機、そして人々のスキルや個人的な資質は非常に重要です。プロフェッショナリズムと能力が常に重要である一方で、望ましい個人的な資質は、例えば、アートギャラリーと法律事務所の間で異なるかもしれません。
大切な行動
企業イメージは重要ですが、すべての質の高い受付担当者は特定の行動特性を共有しているため、効果的なチームメンバーになります。まず、受付係は、同僚でもある顧客を含め、顧客志向であるべきです。受付係はまた人々と話すことを楽しむべきであり、そして鳴っている電話またはオフィスの訪問者のような頻繁な妨害を気にしないでください。さらに、受付係は作業環境を整然とした清潔に保つことができなければなりません。彼が一度に2つのタスクを実行するように要求されたときには、組織化された状態を維持することが役立ちます。ビジネスサポート組織のGenius Centerによると、はっきりした書き言葉と適切な口頭による会話能力を含む優れたコミュニケーションスキルも不可欠です。
セルフモチベーション
Rainmakerによれば、効果的な受付係は物事を正しい方法で行うことに集中しなければならず、会社の文化と標準に合うようにしなければなりません。受付係は物事がどのように機能するかを素早く学ばなければならないだけでなく、自分の時間を賢く管理することと仕事のバランスをとることに集中しなければなりません。頻繁に新しいタスクを習得し、最も必要とされる場所に集中することを含む、ビジネスについて学ぶことは受付係を貴重な資産にします。これらのスキルは公式の職務内容説明の一部ではないかもしれませんが、効果的な受付係を無効なものとは別に設定するのはこれらの資質です。
個人スキル
受付係は、ほとんど監督を受けずに仕事をしなければならず、羽毛を乱すことなく、外交的で顧客志向の決定を下すことができなければなりません。その結果、最高の受付係は通常柔軟で、優れた計画立案と組織のスキルを持っています。彼らはまた巧妙です。怒っているクライアントは最初に受付係に彼の感情を取り除くかもしれないことを覚えておいてください、そして欲求不満を落ち着かせることができる受付係は頭痛の多くを節約することができます。したがって、巧妙なマナーは不可欠です。
