ビジネスでは、メール、速達、さらにはEメールで送信される可能性のある大きなレポートに添付するカバーレターを含める必要があります。正式なカバーレターは非常に特別な目的を持っており、内容を紹介し、説明し、レポートの際立ったテーマを繰り返し、そして次のステップや取られるべき行動を示すような方法で書かれるべきです。
レポートのカバーレターを書く
付属の文書の重要性に応じて、会社のレターヘッドを使用してレポートのカバーレターを作成します。静止したEメールを使用する場合でも、Eメールページに会社のロゴのイメージを含めることで、紙のカバーレターとして扱うことができます。
曜日と日付、姓名、役職、会社名、住所と市区町村の住所、郵便番号などの住所情報を含めます。個人が見知らぬ人の場合は「Mr.」、「Mrs.」、または「Ms.」の略語のような正式なあいさつが続きます。個人が見知らぬ人の場合は宛先の姓名が「Dear」です。知られている。
次のような言葉を使用して、レターの本文にレターの目的を説明します。この機会を利用して、レポートの内容を簡単に要約してください。レポートの目的をできる限り簡潔にまとめるようにしてください - 最大1〜2文で。
ここでのレポートの結論に注意してください。レポートの検出結果の本質は明らかにしません。カバーレターだけでなく、実際のレポートを読者に読んでもらいたいです。カバーレターは、最終報告書に何が見つかるかについて読者の欲求をかき立てるはずです。
正式な結論または次のステップのセクションがあり、そこにあなたが望む行動が宛先から何であるかを述べてください。彼らに文書を渡すのか、文書にサインオフするのか、またはより大きな会議を調整して所見を提示するのを望みますか。時間に敏感な行動が必要な場合は、次のステップおよび日にちと日付について非常に具体的にしてください。
カバーレターの最後には、Cordially、Very truly、Best aboutなどの正式なサインオフを入力します。手紙の作者の名前と肩書きを含めます。レポートを受け取る他の個人の名前とカバーレターをccリストにリストします。
