会社の請求手続きを変更すると、多数の顧客との取引方法に影響を与える可能性があります。顧客に事前通知をせずに、単に請求予定日を変更したり、支払い金額を引き上げたり、その他の条件を変更したりすることはできません。さもなければ、あなたは電話、苦情、収益の損失および否定的なコメントの見込みに直面します。あなたがあなたの顧客に送る手紙を作成して、それがあなたの新しい方針の「だれ、何、いつ、そしてどこへ」への完全な答えを提供するように。
目的を明確にする
手続き上の変更に関する正式な発表は、情報の出所、それが影響を受ける人口、および変更の性質についての明確な記述をもって開くべきです。この目的を達成するには、あなたの会社のレターヘッドを使って、受信者があなたの身元をすぐにわかるようにします。ワープロソフトでメッセージを差し込み印刷プロジェクトとして設定した場合は、カスタマイズされた挨拶文を各レターに組み込んで、メッセージを非パーソナライズする「敬意を表する顧客」という恐ろしい紹介を避けることができます。受取人の事業に対する感謝の意を再確認し、最初の短い段落でポリシーの基本を詳しく説明します。たとえば、「お客様を顧客として評価しているため、お支払い手続きが変更されたことをお知らせします。お客様のアカウントに影響を与える可能性があります」とお知らせすることができます。
詳細を入力
あなたのコミュニケーションの全体的な話題を紹介した後、次の段落の要点にたどり着いてください。可能な限り簡潔に、変更が生じること、および新しい規則が古い規則とどう違うのかを説明します。顧客は、あなたの方針がそれらにどのように影響するかを正確に知りたいのです。あなたがそれが提起する明白な質問すべてに答える明確で論理的な説明を提供することに失敗するならば、あなたの電話はあなたの手紙が受取人のメールボックスに到着した直後に鳴り始めるでしょう。必要なすべての詳細を確実に記入したことを確認するには、友人、同僚、または他の部外者にプロトタイプの段階であなたの手紙を読んでもらい、彼らが提起する質問に照らしてあなたのメッセージを洗練させます。
タイミングを確認
変更が有効になるタイミングを正確に指定してください。顧客が特定の月の請求サイクルで有効な新しい支払先住所の使用を開始する必要がある場合は、「月と年の支払いから始めて、住所に小切手を送ってください」と伝えます。顧客に支払い条件の変更が表示される場合は、「最低支払額を月から現在の残高のnumberからnumberパーセントに引き上げていますと伝えます。混乱を避けるために、このタイミングステートメントを使用して変更を要約し、完全な日付を入力して、あなたのレターが顧客のファイルの実行可能な将来の参照になるようにしてください。
公式にする
あなたがあなたの手紙を閉じる前に、あなたの変更が任意選択の用語を表していないことをしっかりとした、しかし分かりやすい方法でそれを明確にしてください。顧客は、自分のアカウントを閉鎖する以外には自分の手続きからオプトアウトできないこと、および変更日を過ぎてもあなたと取引を続けていることを確認し、新しい規則に同意し同意することを確認する必要があります。名前や連絡先情報がすべてレターヘッドの一部として表示されている場合でも、それを提供し、質問や意見がある場合は顧客からの電話を歓迎することを強調します。
