電話会議は、経営者や従業員がビジネスについて話し合うために集まる方法の1つです。彼らが同じ都市にいるか世界中に散らばっているかにかかわらず、電話会議はリアルタイムで、一部屋にすべての人を集めることを可能にします。生産的で有益な会議を確実にするためにあなたが取ることができるいくつかのステップがあります。
議題
電話会議の日時を設定したら、会議の準備をするために適切な手順を実行する必要があります。あなたが会議のリーダーである場合は、予定されている日のかなり前に、電話会議の議題を完成させて出席者に配布します。会議の議題には日時を含める必要があります。あなたの場所の外にいるかもしれない人々のためにあなたの議題にタイムゾーンを含めることは良い考えです。議題には、会議の開始時間と終了時間、および優先順位の高い順に各トピックの簡単な説明を、担当する個人の名前および各トピックの提案された割り当て時間とともに含める必要があります。会議で会議前の準備が必要な場合は、その要件を議題に明確に記載してください。
会議
回線をテストして、アクティブで明確な接続があることを確認します。コードレス電話を使用している場合は、会議の前に電話が完全に充電されていることを確認してください。少なくとも5分前に会議に出席してください。
あなたが出席者の場合、あなたはあなたの指導者から会議番号を受け取ります。電話会議に電話をかけます。会議番号を入力するように求められます。あなたが番号を入力したら、あなたはあなたの名前を言うように求められます。あなたの姓名をはっきりと述べなさい。シャープ（#）キーを押す必要があるかもしれません。このプロセスが完了すると、システムは会議に参加していることを通知し、現在参加している人数を通知します。あなたがリーダーの前に到着した場合、あなたはリーダーが到着するまで保留モードに置かれます。
はじめに
話す前に聞いてください。リーダーが到着したがまだ会議を開始していない場合は、微妙な会話が聞こえます。楽しい声で、こんにちはと言って自己紹介をしてください。会議が始まるまで、電話をミュートにします。ミュートボタンがない場合は、会議回線で提供されているミュート機能を使用します。
会議が始まると、あなたの指導者がロールコールを受けます。指導者があなたの名前を呼ぶとき、「はい、私はここにいます」や「こんにちは。これは…」のように、はっきりとした職業的な方法であなたの存在を認めてください。リーダーは、他の参加者に対して自分自身を簡単に確認するように要求することがあります。もしそうなら、あなたの名前を述べて、それが電話に関連するので、あなたの仕事の20から25秒の概要を与えてください。簡潔に話し、はっきりと話し、そしてプロフェッショナルであり続ける。
