小額の現金、郵便料金、訪問者の駐車料金、タクシー料金などの小額の費用をカバーするために、小額の現金資金が組織内で使用されます。小額の現金資金はしばしば職場で現金として保管されます。小口現金口座の流動性のため、小口現金資金と組織内の他の資金とでは、異なるリスクがあります。
個人ローン
小額現金基金へのアクセス権を持つ従業員は、彼が支払われるまで基金から手形を支払うか、または他の個人的な経費を賄うために短期の個人的な貸付資金として使うことは許容できると考えるかもしれません。そのような取引は記録されず、ささいな現金資金の完全な盗難につながる可能性があります。最低でも、その資金は従業員の「ローン」期間中は正当な用途に使用することはできません。
小切手換金
小額の現金基金が銀行口座に収容されている場合、その口座へのアクセス権を持つ従業員は、その口座に対する個人小切手の現金化を試みることがあります。銀行は個人小切手の現金化を防ぐ方針を定めているかもしれませんが、従業員が不十分な資金を持つ小切手を現金化するというリスクが存在します。不良小切手が戻ってくると、資金は小額の現金資金から引き出され、状況が修正されるまで複雑になります。
支出記録
小口現金基金は組織内の通常の支出報告手続を迂回するため、小口現金資金の不正使用のリスクが高まります。基金で元帳または小額の現金支払いの記録を保持すると、不正流用のリスクがさらに高まります。小口現金支払いの記録は小口現金と一緒に保管してはいけません。また、小口現金基金を利用できる人は誰でも維持できません。他の党が支出を記録することは、資金の乱用を防ぐのに役立ちます。
不正アクセス
小口現金資金は流動資産であるため、資金不足のために互いに責任を負うことができる複数のカストディアンを避けるために、このお金へのアクセスは1人に制限する必要があります。小額現金基金の単一キーパーは、お金を安全な場所に保管する責任を負う必要があります。現金が入っている箱には、不正アクセスを阻止するための鍵が必要です。レジ係の引き出しが賢明な選択肢です。さらに小口現金基金を保護するには、小箱は鍵のかかったクローゼット、机の引き出し、金庫などの安全な場所に保管し、小口現金基金の管理人だけがアクセスできるようにします。
