契約管理プロセスが整っている組織は時間とお金を節約できるため、市場で有利になります。健全な契約管理プロセスの中核は、すべての契約言語に簡単にアクセスできる中央の場所です。
契約を分析する
契約を見直して、すべての関連情報が含まれていることを確認してください。強固な契約は、組織と個人の役割と責任を明確に定義しています。それはすべての時間枠と期限を詳しく述べ、成果物がどのように測定されるかを識別し、そして支払い手配を明確にレイアウトするべきです。
背景を理解する
組織内でサービスプロバイダの役割と発展した関係について話し合う時間をとることは、契約条件の定義に役立ちます。必要に応じて、未解決の問題を特定するためにサービスプロバイダに連絡してください。サービスプロバイダーとの強固な関係は、双方にとって有益な契約を形成するのに役立ちます。
監視プロトコルを確立する
データを収集し、スケジュールを監視し、業績を報告し、簿記を手配するためのシステムが整っていることを確認してください。明確に定義された手順は時間とお金を節約します。
必要な資料を入手する
必要なすべてのライセンスと文書を識別し、すべての情報が最新のものであることを確認し、この情報をサービスプロバイダと共有することは、契約の開始時には不可欠です。
すべての当事者に通知する
契約管理チームのメンバーおよび他の利害関係者は、契約プロセスにおける彼らの責任について最初に知らされるべきです。チームメンバー全員が自分の責任を理解できるように、契約期間中の責任について明確に説明してください。
問題を管理する
契約が調印されたら、未解決の問題は、契約期間中に問題が発生しないように処理する必要があります。契約締結時の未解決の問題は書き留め、解決策と期間を合意する必要があります。これはまた、将来の開発のために残される予定の契約項目を識別するための良い時期です。初期契約の変動が必要な項目はすべて慎重に記録し管理する必要があります。
移行を評価する
一部の契約には移行フェーズがあります。このフェーズの終わりに、当事者は契約の全体的な履行を評価するために集まるべきです。場合によっては、移行期間は、契約の最終詳細が打ち切られるときです。このような場合は、移行期間を徹底的に評価することが重要です。これはまた、必要となるリソースなどの契約の取り決めを決定するときでもあります。
パフォーマンスを評価する
パフォーマンス管理は契約を通して継続的に行われるべきです。パフォーマンスデータの継続的な評価、機能しているものの継続およびそうでないものの修正は、すべての当事者にとって有益な契約条件の再作成に役立ちます。
バリエーションを管理する
すべての契約には、定義された場合にのみ許可されるべきバリエーションに関する規定が含まれるべきです。契約のバリエーションは常に正式な修正によって書面で定義されるべきです。すべてのバリエーションに対して標準的な変更管理プロセスを実施する必要があります。
