ビジネスレターを書くのが難しいようであれば、すべてのビジネスレターが基本的なテンプレートに従うべきであることを知っておくと便利です。テンプレートは、ほぼすべてのビジネス状況で使用でき、電子メールでも使用できます。
日付
紙の左側の上から約2インチのところにあなたの手紙の完全な日付を書くことによってあなたの手紙を始めてください。米国では、日付は常に月、日、年で表記されます。2009年4月23日。
アドレスと挨拶文
日付から1行ドロップダウンして、1行に住所を、次の行に市区町村、都道府県、および郵便番号を、3行目にあなたのEメールアドレスを入れてください。さらに2行ドロップダウンして、1行目に受信者の名前、その下の次の行に彼女の役職、3行目に彼女の会社名、その下に会社の住所、その下に会社の市、州、郵便番号を入力します。 。その人がDr.やRevなどの別の敬称を使用し、その後にコロンが続く場合を除いて、「親愛なる」と、Ms.またはMr.とその人の姓のいずれかで手紙を始めます。日付の下のあなたの手紙の一番上は、次のようになります。
123 Your Street Yourtown、ST 12345 [email protected]
Clara Wills人事部長456 Company Road Companycity、ST 67890
親愛なるウィルズ氏：
体
手紙の本文については、各段落を左寄せにして（左マージンを含めて）、段落間に1行を置きます。手紙の本文へのあなたの文章は、専門的かつ適切なものでなければなりません。手紙の性質、それを送る理由、そして手紙に応じて何を得ることを望んでいるかを明確に述べてください。手紙の各アイデアを別々の段落に分けます。もしあなたがあなたの手紙に対して複数の要求や目的を持っているならば、それらをあなたの紹介文の段落の中で述べ、それからそれぞれを完全にしかし次の段落で別々に扱う。頭字語や略語は混乱を招く可能性があるので使用しないでください。あなたが話していることを正確に綴ってください。適切な文法と綴りを使用して、送信する前に必ず文字をスペルチェックしてください。
閉鎖
ビジネスレターを「誠意を持って」または「敬意を持ってあなたのもの」で終わらせてください。活字の中に4つのスペースをドロップして、あなたのフルネームを入れてください。クロージングとあなたの名前の間のスペースにサインインしてください。 Eメールで、閉会後の次の行にあなたの名前を入れてください。
