調査報告は、苦情を申し立てている人から声明を出している警察官またはその他の公的機関の人物によって書かれる可能性があります。照会レポートは、後で調査してフォローアップできるように、担当者が苦情の詳細を追跡するのに役立ちます。問い合わせレポートを書く人はそれをフォローアップする人と同じではないかもしれないので、あなたがあなたのレポートに多くの詳細を含めるほど良いです。
苦情の日付をレポートの上部に、関連する参照番号とともに記載してください。
報告されている苦情の性質を簡単に説明してください。これには、誰が、何を、いつ、どこで、何が含まれます。
苦情を申し立てた人から提供されたすべての詳細を書き留めます。詳細には、申し立ての申し立て方法と理由、または後で確認する必要がある詳細が含まれる場合があります。
他の証人から提供された詳細もレポートに含めます。これらの詳細が、申し立てを行った最初の人が提供したものと矛盾する場合は、メモを取ってください。
反対側の話を述べる。苦情の反対側は常に意見を求められるべきであり、提供される詳細は報告が公正かつバランスのとれたものであることを確実にするために正確に記載されるべきです。
あなたの調査報告書の主題に何らかの形で関係しているあなたが集めたすべての証拠をリストしなさい。
調査が続行されたら、レポートを更新してください。新しい証拠が見つかった場合、または詳細が正確または不正確であると判明した場合は、この情報を照会レポートに追加してください。
レポートを入力してください。苦情に関するあなたの最初のメモの多くは手書きの可能性があります。ただし、問い合わせレポートが完成したら、ワープロプログラムを使用して入力してください。
