ビジネスレポートは、耐久性のあるプラスチック製の製本に入れたり、スパイラルや櫛製の製本を使用して複数の読者を確実に拘束することができます。ビジネスマンが製本レポートに使用するレポートフォーマットは「原稿フォーマット」と呼ばれます。原稿形式のレポートには、タイトルページ、送付状、目次、エグゼクティブサマリー、紹介、問題や状況の背景、ディスカッション、解決策、結論、引用された著作の各セクションがあります。 、そして付録。
タイトルページを作成してレポートを始めます。タイトルページはさまざまな方法でフォーマットできますが、レポートのタイトル、作成者の名前、受信者の名前、および日付を含める必要があります。
送付状を作成します。報告書には複数の受取人がいるかもしれませんが、送付状は委員長または最高ランクの人物に宛てられています。送付状は、割り当てを紹介し、主なポイントをカバーしています。これは、レポートの受信者に対する事前の要約として機能します。
はじめに、レポートの本文を書きます。導入部では、レポートの目的、検討中の問題、および問題の範囲について説明します。たとえば、レポートのトピックが職場の駐車場の不足である場合は、駐車場の問題、会社がこの問題を解決する必要がある理由、およびどの駐車場について話し合っているかを説明します。
関連する背景情報を説明する「背景と目的」というセクションを作成します。報告の受取人はすでにこの情報を知っているかもしれませんが、それを含むことは委員会の残りに徹底的な概観を与え、そしてトピックについてのあなたの知識を証明するでしょう。駐車場の例では、開始時に区画数が十分であったが、2004年の会社合併以降、新入社員が駐車場を見つけるのに問題を抱えているという事実について説明します。
問題に対するさまざまな解決策を説明しているセクションを書いてください。経営陣は、問題に対するすべての可能な解決策、または分析レポートの場合にはすべての考えられる原因について知らされることを望むでしょう。各解決策をカバーするか、または詳細に原因を究明し、それぞれに証拠を提供します。
最善の解決策または最も可能性の高い原因を説明してください。ソリューションを提唱している場合は、ソリューションの予算とスケジュールを記入して、管理者がソリューションの実装に関連するすべての費用と作業を明確に把握できるようにします。最も可能性の高い原因を説明している場合は、その原因を解決するために何が必要かを説明してください。
レポートを要約し、最善の解決策を実行する必要性、または最も可能性の高い原因に対処する必要性を繰り返して結論を書きます。解決策に投票する会議の関連日やその他の会議情報などのアクション情報を入力します。
あなたのすべての出典をリストした作品引用セクションを作成してください。これは経営陣が問題についてもっと読むか、あなたの事実を確かめることを可能にするでしょう。
調査のコピーや詳細な図表などの付録をレポートの最後に付けてください。
レポートの本文を書いた後にエグゼクティブサマリーを作成します。次に、エグゼクティブサマリーをレポートの目次のすぐ後ろに配置します。エグゼクティブサマリーはレポート本文の長さの約1/10で、レポート全体の包括的な概要である必要があります。エグゼクティブサマリーの目的は、委員会のためにレポート全体の詳細なサマリーを提供することです。
目次を最後に書きますが、送付状の後ろに置きます。レポートの本文が完成したら、主要な見出しと小見出しをすべて入力し、それらをページ番号と一緒に目次に配置します。
レポートをバインドします。あなたの報告が一度か二度だけ読まれるなら、スライド式のバインダーがある透明なプラスチックカバーは専門的に見えて、そして少数の使用のために十分に耐久性があるでしょう。あなたの報告がより耐久性がなければならないならば、それをコピーショップに持って行き、それを縛られるように依頼しなさい。コピーショップは、レポートに高品質のプラスチック製のカバーを貼って、その上にバインディングを挿入することができます。コームバインダーは適切で安価なオプションですが、スパイラル製本は数ドルで最も耐久性があり魅力的な選択肢です。
