どのようなビジネス環境でも、会議は避けられません。何度も、人々はこれらの会議に出席することを要求され、恐怖でそれらを見ました。会議が長すぎるため、会議が開催される明確な理由がない、またはこれらの会議で解決されると思われるものがないためです。彼らは、目的、製品、参加者、ありそうな問題、そしてプロセスという5つのPsの効果的な会議には、明らかに会っていません。
目的
会議の目的は、会議を開催する必要がある理由、議題、または出席者が議論する必要がある主な目的として定義されます。議論すべき問題がない場合は、会議に電話する理由はありません。明確な目的のない会議は皆の時間の無駄です。
製品
会議の成果物は、すべてが言われ終わったときに達成されるべき望ましい結果を説明しています。これは単に会議の望ましい成果だけではなく、会議中に議論される将来の会社のプロジェクトや商品の望ましい成果でもあります。会議の成果を前もって述べることで、会議を順調に進め、会話が会議の目的を満たさない主題に迷惑をかけないようにします。
参加者
会議の参加者には、参加する必要がある人、視点または仕事が直接会議の目的と成果に影響を与える人が含まれます。たとえば、病院の医療スタッフは、病院のコンピュータシステムに関する会議には参加しません。しかし、看護師や医師は、健康や病気の問題を含む会議や、彼らが免許を最新の状態に保つために必要な継続教育単位、CEUを取得するのに役立つ会議に参加するでしょう。
考えられる問題
考えられる問題は、参加者の間で発生する可能性がある懸念、議題の現在の状況で見られる問題、または会議中に発生する可能性のある解決策で予想される問題です。考えられる問題には、会議の準備中に通知を逃れた可能性のある間違いを見つけることも含まれます。例えば、誰かが議題に挙げられている問題に対する可能な解決策についてプレゼンテーションをしています。会議の誰かが、1つか2つの事実が欠落していること、そしてこれらの事実が会議の結果または解決策に大きな影響を与えることになるかもしれないことに気付くかもしれません。問題は、プロジェクトのコストやプロジェクトの完了にかかる時間に問題がある可能性があります。
プロセス
会議のプロセスには、会議を順調に進め、会議の目的を達成するために必要な手順が含まれます。また、将来のプロジェクトや商品を完成させるための計画を立てるための計画を作成することも含まれます。段階的にリストされたプロセスを前もって持っていることは、彼らが会議、プロジェクトまたは商品化の目的と結果を達成していることを確認する方法を関係者全員に可能にします。会議の進行状況を追跡する手段です。
