ビジネスミーティングに出席しなければならないと聞いたときには、多くの人が泣きます。彼らはそれが遅れて始めて何も成し遂げないのは時間の浪費になるか、あるいはそれが一人か二人の人によって支配されることを恐れています。これらの一般的な問題は、適切なビジネス会議のエチケットを使用することで回避できます。エチケット規則を使用すると、会議をより効率的に実行し、それが生産的であることを確認できます。
議題
会議の前に議題を作成し、出席を依頼されたすべての人にそれを配布します。これにより、会議に出席する必要があるかどうかを判断できます。さもなければ、誰かが現れて、その議題が彼または彼女にとって本当に関連性がないことを発見するかもしれません。議題はまた会議を集中させ続けるための中立的なタッチストーンです。議論が漂い始めたら、「議題によれば、新製品の導入に必要なものについて話しているはずです。そのトピックに戻りましょう」と言うことができます。
スケジュール
会議に十分な時間をスケジュールして、出席者に時間をかけ過ぎるように依頼しないで議題の項目を達成できるようにします。時間通りに現れた人々に報いるために速やかに会議を始めなさい。遅刻する習慣がある場合は、指定された開始時間を過ぎて数分で習慣的に現れる人々に報酬が与えられます。あなたが時間通りに始められるという評判があるならば、人々は会議がすでに始まったら入って来ることの不快感を避けるために正しい時間に現れることを学ぶでしょう。
指定された時間に会議を終了します。あなたの出席者の何人かが会議の後に他の約束を予定しているかもしれないので、これは他の人々の予定を尊重することを示します。未完の事業がある場合は、別の会議を予定します。
参加
部屋にいる人全員の参加を奨励し、安全な入力環境を維持します。一人か二人の支配的な同僚がすぐに彼らを撃墜するだろうと彼らが信じるならば、人々は発言するのを恐れているかもしれません。 「一度に話すのは一人だけ」というルールを実行し、それを厳格に実施します。誰かが中断しようとすると、「これはシェリーが話す時間です。他の誰かが話しているときに誰も中断しないことに同意しました」と述べました。それでも入力を躊躇している出席者がいる場合は、部屋を歩き回って、各自のトピックに関する各自のフィードバックを得るような方法を試してください。そうすれば、恥ずかしがり屋の人は、話すための適切な時間を見つけることについて心配する必要はありません。
結論
会議の終わりに、議論されたこととなされた決定を要約する。すべての行動項目、それらを処理することになっている人々、および期限を再確認してください。これにより、出席者は要約に同意しない場合に発言する機会が与えられます。全員が同じページにいる場合は、概要を使用して会議メモを作成し、速やかに送信します。彼らは会議の翌日より遅く出かけてはいけません。
