RFPの書き方

提案依頼書はRFPとも呼ばれ、ビジネスのために新しい商品またはサービスを調達する必要があるときに作成する文書です。 RFPは潜在的な仕入先に特定のニーズを詳しく説明し、確認のために入札を送信するよう依頼します。これにより、予算内でビジネスに最高レベルのサービスを提供できる仕入先を選択できます。 RFPを作成するための標準化されたフォーマットはありませんが、これらのステップバイステップの説明は、あらゆるビジネスニーズに対して効果的で明確なRFPを作成するのに役立ちます。

あなたが必要とするアイテム

ワープロプログラムを搭載したコンピューター
プリンター（郵送用）
紙（郵送用）
封筒/送料（郵送用）
インターネットアクセス（Eメール送信用）

あなたのニーズを決定します。あなたはあなたが何を求めているのか、そしてあなたがそれに対していくら払っても構わないと思っているのかを正確に決定するのにしばらく時間をかけたいと思います。 RFPはあなたの必要な「持っているもの」（あなたの要求）とあなたの「いいもの」（あなたの欲しいもの）の両方をカバーしますが、あなたのビジネスを得るためにベンダーが供給または提供しなければならないもの。これはプロセスの重要な部分です。ニーズを明確に定義できなければ、それらのニーズを満たすための提案を取り戻すことはできません。

アウトラインをドラフトします。繰り返しになりますが、RFPの作成方法に関する厳格な規則はありませんが、できる限り正確で具体的な情報を提供してください。少なくとも、紹介（あなたの会社への紹介だけでなく、プロジェクトやニーズ、そしてこのニーズにどのように対処したいか）を含むセクションヘッダを使うことになるでしょう。誰が入札を行うのかを決定するために使用する選択基準、予算（どのくらいの金額を費やしても構わないか）、およびスケジュール（これをどの程度迅速に行う必要があるか）。あなたはあなたがあなたの特定のRFPのために必要に応じてセクションを追加または削除するか、あるいはベンダーが入札の前に知る必要がある追加情報のためにサブセクションを追加することに気付くかもしれません。

あなたの要求のセクションを具体化しなさい。これは通常最長のセクションで、最も注意が必要なセクションです。プロセスがプロジェクトの特定の不可欠な部分でない限り、必要なことではなく、必要なことを必ず入力してください。また、「持っている必要がある」（使用する必要がある、必要である、必要な）と「持っていることができる」（可能性がある、できる、およびオプション）を区別するために明確な言葉を使用してください。

あなたのRFPを書きなさい。作家のブロックがある場合は、オンラインでサンプルRFPを検索できます。

RFPのスペルチェックと校正を行います。一部の業界では、小数点の位置を間違えると大きな違いが出ることがあります。

あなたのRFPを配布します。あなたはそれをあなたが精通している可能性のあるベンダに郵送または電子メールで送ったり、あるいはあなたの会社のウェブサイトに載せるなど他の方法でそれを利用可能にすることができます。

落札価格を選択してください。

ヒント

プロジェクトまたはサービスが必要になる8〜10週間前に、RFPを準備してください。これにより、提案をフィルタリングして最善の決定を実行可能にするための時間を確保できます。

落札価格を決定するために使用する選択基準を事前に決定します。すべての企業は異なる強みを持っており、それらの強みに合わせてプレーするように彼らの提案を調整します。あなたは最高の価格、最も経験豊富なベンダー、または最も速い納期を探していますか？

仕入先に特定の方法または形式で提案を準備するよう要求することはできますが、RFPでこの要求を伝えてください。