情報管理は21世紀の知識指向ビジネスの非常に重要な要素です。情報管理を使用すると、会社全体で情報を共有することで組織の効率性を高めることができます。これは組織がチームとして行動するよう促し、そこではすべてのメンバーが他者の知識ベースにアクセスすることができます。ただし、情報管理に問題がないことはめったにありません。典型的な課題には、情報を収集し、それを利用可能にすること、そして確実に使用されることが含まれます。
情報を収集する
情報を収集しなければ、それを共有することは不可能です。情報はさまざまな方法で収集できます。小売業では、各店舗の売上高が本社に報告され、本社はこの情報をすべての支店と共有できます。これは、個々の小売店が消費者の需要の傾向を理解するのに役立ちます。プロフェッショナルサービス業界では、従業員が自分の行う業務と顧客のニーズに関するアンケートに記入するのが一般的です。重要なことは、収集されているデータが適切かつ正確であることを確認することです。
情報を利用可能にする
情報を利用可能にすることは、多くの場合組織にとって困難を招く課題です。情報を集めることは一つのことですが、それを広く利用できるようにすることはまったく別のことです。 1つの手法は、部門間チームを使用して個人的なコミュニケーションを強化することです。これは人々が他人と彼らの個人的な知識を共有することを奨励します。情報を共有するための他の方法は技術によるものである。データベースは、組織全体の人々に情報を提供できます。これにより、国際企業は世界中の市場に関する詳細にアクセスすることができます。しかしながら、データベースは、成功するために多大な経済的投資を必要とします。
情報が使用されていることの確認
情報が正常に収集されて利用可能になった場合、残る唯一の課題は、確実にアクセスして使用できるようにすることです。確実に情報にアクセスするためには、シンプルで使いやすい情報共有技術を開発することが最善です。たとえば、データベースはユーザーフレンドリーであるべきです。情報が実際に使用されることを確実にするために、利用可能な情報を使用することに明白な利益があることを従業員に示すことは重要です。
