ビジネスレターの定義

私達は私達のトランザクションでほぼ毎日ビジネスレターを使います。しかし、ビジネスレターの定義について少し考えたことがありますか。このユビキタス形式のコミュニケーションには、私たちが毎日使用している非常に多くの機能がありますが、それらの特定の規約について考えることはあまりありません。

ヒント

ビジネスレターは正式なものであり、ビジネス文書で使用されます。

ビジネスレターの定義

ビジネスレターは、さまざまな種類のレターのうちの1つです。それは単に効果的な方法で口頭で実行することができないかもしれない商取引について送信者と受信者が互いに連絡するために使用する特別な種類の正式な手紙です。ビジネスレターは、企業間、企業と顧客間、および顧客と企業間の通信に使用できます。一般的なビジネスレターの形式を構成する重要な要素がいくつかあります。手紙で識別されるとき、これらはそれを事実上ビジネスレターとして修飾するものです。

送信者の日付とアドレス

すべてのビジネスレターには、レターの最初の行が日付であるという独自の品質があります。これは、手紙が書かれた日付または手紙が完成した日付を示します。それは、明らかに、受信者が手紙を受け取った日付である必要はありません。手紙の日付のすぐ下に、あなたは送り主の住所を含めるべきです。この部分には送信者の名前を含めないでください。後でそのための場所があるでしょう。時々、あなたがあなたのビジネスのための公式のレターヘッドに手紙を印刷するとき、あなたのアドレスはすでにレターヘッドに含まれているでしょう。その場合は、送信者のアドレスを日付の下に含めるべきではありません。それは冗長です。

受取人の住所

次に受信者のアドレスが来ます。あなたが受信者の名前を知っているなら、あなたは彼らのアドレスにその人の名前を含めるべきです。あなたはその人のための適切な称号、例えば夫人、夫人、氏、博士なども含めるべきです。あなたが受取人の住所を書くとき、あなたは彼らの国を含めるべきです。これは国際的なビジネスレターにとって特に重要です。最初の文字だけでなく、国の名前全体を大文字にすることを忘れないでください。受信者の名前がわからない場合は、「ゼネラルマネージャー」、「ディレクター」など、その会社が勤務している会社内の役職でその人を参照できます。あなたが彼をよく知らないときは、彼の名前や肩書きについて推測するよりも、常に安全な方法です。

手紙の挨拶

受取人の住所の後に手紙の挨拶文が来ます。もちろん、挨拶文は、受信者のアドレスの受信者に使用した名前と一致させる必要があります。あなたがその人の名前を知っているときにどのような挨拶文を使うべきかについて少しの矛盾があるかもしれません。あなたはその人を「サー」とか「マダム」と呼んでいますか、それともその人を名前で呼んでいますか。状況を現実の生活の中でどのように扱うのかを扱うのが最善です。あなたは、あなたが個人的に知らない誰とでもファーストネームベースでいることはまずありません。そのため、あなたが個人的に受信者を知っていて、通常彼女の名前を彼女の名前で参照する場合は、彼女の名前を使用しても問題ありません。そうでなければ、それを「マダム」と呼ぶのが最善です。また、その人の性別がわからない場合は、「だれに関係があるのか」をあいさつ文として使うべきです。