連邦法では、民間または雇用主が現在または以前の従業員に自分の人事ファイルへのアクセスを許可することを要求していません。一般的に、民間部門の従業員の人事ファイルは雇用主の財産とみなされ、会社によってはその論理的根拠を使用して従業員ファイルへのアクセスを制限しています。連邦および州の従業員 - 公的部門の労働者 - は彼らの公式の人事記録にアクセスすることができます。
人事ファイル
雇用ファイル - 従業員の人事ファイルと呼ばれることもあります - 従業員の最初の雇用申請、緊急連絡先情報、雇用資格フォーム、業績評価、懲戒および出席記録、ならびに業績、訓練および雇用活動に関する監督および管理者のメモなどの文書。雇用行為の例は昇進および終了です。場合によっては、人事部が正式な雇用ファイルを管理し、従業員の上司または部長が部署ファイルを管理します。どちらのファイルにも適切な情報が含まれているはずですが、内容が多少異なる場合があります。たとえば、部署のファイルには、従業員が仕事の最初の日に完了したすべての事務処理および文書のコピー（ポリシーの承認およびW-2フォームなど）が含まれていない場合があります。
アクセスの理由
現在の従業員は、人事部が自分の雇用に関する正確な記録を維持していることを確認するために、自分のファイルを見直すよう求めています。会社が年次業績評価を実施する場合は、従業員が雇用された各年の評価フォームのコピーを人事ファイルに含める必要があります。同様に、出勤記録は、病気、休暇、または休暇のためなど、従業員の欠席を正確に反映する必要があります。元従業員は、将来の雇用のために検索に使用できる文書のコピーを入手するようにファイルを要求することがよくあります。たとえば、元従業員のファイルに業績と業績に関する記録が含まれている場合、この情報は、履歴書の再構築や採用予定者へのインタビュー中に共有する職務リストの作成に役立ちます。元従業員は、雇用主に対する苦情の申告に使用するために、雇用ファイルのコピーを要求することもできます。
雇用者ポリシー
多くの雇用主は従業員記録の公表に関する職場方針を持っています。職場の方針は、従業員の検査およびコピーに利用できる記録の種類によって異なり、会社によっては、従業員記録を確認できる唯一の時間として勤務時間外を指定している会社もあります。この問題に関する方針を持っている雇用主は、一般に、記録へのアクセス方法についての従業員ハンドブックの中のセクションに専念しています。文書を確認するために必要な手順、従業員がアクセスできるレコードの種類、従業員が自分のレコードを閲覧できるときの手順、および従業員の人事ファイルに含まれている文書のコピー料金について概説しています。
雇用者の義務
連邦法の下では、民間部門の雇用主は、雇用ファイルのコピーを現在または以前の従業員に提供する必要はありません。ファイルを解放するという決定は、会社の方針と、場合によっては、人事ファイルへのアクセスを管理する州法に基づいています。しかし多くの雇用主は従業員の要求に従うことの利点を見ます。雇用ファイルへのアクセスを拒否することは、雇用主が答えたくないかもしれない質問を提起することができるだけです。雇用者が以前に従業員に公表された正確な情報を含む人事ファイルを維持している場合、その従業員が退職した後にその情報を公表できるかどうかについて疑う余地はありません。誠意をもって、多くの雇用者は従業員による個人ファイルへのアクセスを提供します。この慣行は、雇用方針と記録に関する透明性を実証しています。
連邦政府の従業員による雇用記録へのアクセスに関する法律は、1974年の連邦プライバシー法の一部です。米国人事管理局は、連邦の従業員の人事記録を管理する機関です。個々の州は、人事記録へのアクセスに対する従業員の要求を処理します。
州法
州によっては、従業員が個人ファイルにアクセスすることを許可する法律があります。他の州では、現在および以前の従業員が人事資料を確認またはコピーできるかどうかについて沈黙しています。ほとんどの場合、職場での調査に携わったことのある従業員（現在または以前）は、調査に関する記録を閲覧することはできません。とにかくこれらの記録は雇用ファイルに保存されるべきではありません。彼らは人事部の管理下に置かれるべきであり、調査を担当する人事スタッフのみが調査資料へのアクセスを持つべきです。
制限付きアクセス
従業員による個人ファイルへのアクセスに関する法律がある国では、従業員が書面による要求を提出する必要がある場合があります。たとえば、カリフォルニア州法では、雇用主は、現在および以前の従業員が従業員の要求を受けてから21日以内に自分のファイルにアクセスすることを許可することを義務付けています。この問題に関してカリフォルニア州法を遵守しなかった雇用者は、従業員ファイルへのアクセスを拒否したとして罰金、罰金、民事訴訟の裁定を受けます。一方、ミズーリ州には、従業員の人事ファイルへのアクセスを義務付ける州法がありません。
