購買方針の書き方は？

購買方針を書くことは時間の無駄のように思えるかもしれません、特に小さな会社で。しかし、すべての従業員が理解している正式な方針を持っていることは、あなたが賢明にあなたの運営資金を使うのを確実にするのに役立ちます。あなたが成長するにつれて、書面による方針があなたの成功にとって重要になるでしょう。それを念頭に置いてそれを使用する人とあなたの購入方針を書きなさい。ポリシーを理解できない場合、またはプロセスが複雑すぎて扱いにくい場合、従業員はイライラし、仕事を終わらせるためにミスを犯すか、または意図的にポリシーを無視する可能性が高くなります。

誰が会社の代わりに購入を行う権限を持つかを決定します。購買権限に制限を設定し、それらの制限を超えて購入を承認する人を決定します。

ベンダー選択のためのガイドラインを書きなさい。入札プロセスがどのように機能するか、および各機会に対して獲得する必要がある入札数を決定します。購入者が入札を評価するために使用すべきすべての基準を説明する。基準には、価格、品質、保険、ベンダーの運営期間などが含まれます。

従業員が契約を締結することができる状況を説明します。契約承認のプロセスの概要を示し、契約署名の権限を割り当てます。最大契約限度を設定します。通常のサービス契約を評価する頻度を指定します。

仕入先からの贈答品や食事の受け取りに関する規則を設定します。ある会社は食事を許可するが贈り物を許可しないが、他の会社はあるドル値までの贈り物を許可する。グループギフトを許可するが個人ギフトを許可しない企業や、ベンダによる贈与を完全に禁止する企業もあります。

利益相反ポリシーを作成します。一部の会社は、従業員が彼らが興味を持っているベンダーからの購入を禁じています。他の会社は、親しい友人または家族が興味を持っている会社に禁止を拡張します。さらに他の人たちはそのような制限を適用しません。

機密保持のガイドラインを確立します。どのような種類の情報が機密と見なされるかを規定し、その情報を所有している従業員がその情報を公開することを禁止される期間を設定します。

注文システムを説明してください。発注書の作成と発行に関する指示を与えます。コンピュータシステムで最小在庫レベルを設定し、それらのレベルに達したときに購買に警告することができる場合は、その方法を説明してください。あなたのビジネスがバーコードまたは他のコンピュータシステムを使用して商品を倉庫しているならば、既存の商品を変えることと新しいものを設定することに関する指示を提供してください。

荷受人員など、他の従業員が購入エージェントに欠品、破損、または不適切な出荷を認識させるために使用する方針を文書化します。