企業が資材の購入または修理の契約の必要性を判断した場合、購買担当者または所有者は入札価格、あるいは供給品の見積もり金額および/または特定の作業範囲を要求します。最良の仕入先を見つけるために、所有者または代理店が複数の競合会社から入札を依頼するのが一般的です。勝利を得た請負業者が選ばれたとき、それはあなたの意図を不成功の入札者に知らせることがプロの礼儀です。ベンダーに将来のプロジェクトに入札させたい場合があることを忘れないでください。
バックグラウンド
見積依頼（RFQ）として専門的に知られている見積もりを取得する最初のプロセスは、作業の範囲を概説することです。購買担当者が送信された入札をレビューおよび却下する際には、実行する予定の仕事と予想される結果を正確に把握しておく必要があります。そうすれば、情報を送信会社に送信できます。
所有者または購入者は、プロジェクトにかかる費用についても検討する必要があります。あなたが調査して、郡の刑務所の屋根の修理に35万ドル以下の費用がかかると見積もって、入札がすべて50万ドル以上で戻ってくる - あなたは詳細を見直すべきです。あなたは非現実的な予算を持っているかもしれません、あるいは入札会社は高すぎるかもしれません。
拒絶レター
入札単価が高すぎる場合は、それらを下げます。将来これらの企業と取引をしたいと思うかもしれないことを思い出して、あなたは彼らに疑問を抱かせたくありません。標準形式の却下書簡を送るのは専門的で礼儀正しいです。
再入札のリクエスト
提案が提出されたときには、それは意味を成さないかもしれません。営業担当者または請負業者が仕事の範囲を誤解しているか、または仕事の一部を削除することにしたのかもしれません。再入札を要求する適切な手紙を送ってください。あなたの文書の中で、入札者に提案、説明、修正を提供してください。
すべてを拒否
場合によっては、すべての入札が高すぎる可能性があります。このような場合は、すべての見積もりが拒否されていることを通知する手紙をすべての入札者に送付し、新しい提出が承認される日付を通知する必要があります。
指定による消去
一部の企業、特に非営利団体は、非常に詳細な提案プロセスを厳守する必要があります。たとえば、テネシー大学では、入札者の名前、住所、見積もり番号の要求、および請負業者のライセンス情報で識別された封筒に入札者が提案書を提出するよう要求しています。概説されているように適切な情報を欠いている引用が受け取られたとき、単に提出プロセスが正しく従われなかったことを説明する短いフォームレターで提出を返してください。
