新しい方針や手順をうまく実施するには、当面の問題を慎重に検討し、それらに対処するための行動を明確に定式化することが重要です。政策立案者と管理者は、組織の外部にいる人も含め、影響を受けるすべての人に明確に情報を伝え、新しい方針や手順を伝えるために複数の道を使用しなければなりません。
効果的なコミュニケーション
組織内の人員だけでなく、新しい対策によって影響を受ける外部の人々にも注目して、新しいポリシーや手順によって影響を受ける人を検討します。影響を受けるすべての関係者を知ることは、あなたがコミュニケーションをとる手段を決定するのに役立ちます。多くの場合、組織のリーダーは、新しい手順は組織の実務にのみ影響を与えると考えており、より大きな影響を考慮することを怠っています。
新しい方針や手順を発表するために、テクニカルライティングとコミュニケーションを十分に理解しているスタッフを指名します。そのような人を選択して新しい対策の伝達を処理することで、技術的な知識や専門知識にかかわらず、組織のすべてのレベルで新しいポリシーと手順を確実に理解できるようになります。
すべての対象読者に連絡をとるために複数のコミュニケーション手段を使用して、新しいポリシーと手順を発表します。フリーサイズのアプローチは機能しません。組織は、手紙、電子メール、および広告によって顧客およびその他の対象者に通知することができます。メモ、スタッフ会議、パンフレット、およびマニュアルを使用してスタッフに通知することができます。スタッフへのコミュニケーションは、取られている新しい措置を明確にするだけでなく、新しいトレーニングプログラムを発表し、新しい手順が既存の業務にどのように影響するかを説明するものでもあります。経営陣はまた、新しい方針や手続きについての疑問や懸念に対する回答を得るための情報をスタッフに提供する必要があります。
