議事録を作成する方法

ビジネスでは、会議に出入りしており、その間に多くの決定を下します。会議の最後に、会議議事録に決定事項が記録され、すべての出席者がさらなる行動を取るようになります。会議議事録は、出席者リストや議題から、今後の会議に向けて講じるべき行動や決定まで、会議のあらゆる側面を網羅しています。議事録を作成するための具体的な手順を使用することで、チーム、同僚、管理者はディスカッショントピックと今後の行動への期待を確実に把握できます。

議事録を書くためのガイドラインとして会議の議題を使用してください。会議の議題は会議の指針です。それは出席者を更新し、それは彼らに目的、彼らを達成することにおける彼らの役割、そして彼らにどのような特定の項目が割り当てられているかを知らせる。会議は議題に基づいているので、議題は議事録を書くためのガイドになります。

会議での出席者の役割を簡単に説明したり、議論のために計画を立てたりします。非出席者が誰がどの部門にどのような目的で参加したかを知るのに役立つ、各出席者の役割を説明します。参加者の役割を概説することで、各自が意図的に会議に参加できるようになります。出席者の役割は会議の進行役と出席者にとって重要であるため、会議での議論は先に議論したトピックにとらわれずに進められます。

会議の目的を明確に述べることによって強調します。例：意思決定をする、アイデアを集める、または進行中のチームを更新するなど。目的をリストすることは議事録の読者が会議の目的を明確に理解するのを助けます。目的または目的の部分は、多くの上級管理職が読むことです。それらが目的に関与する必要がない場合は、それ以上の資料は必要ありません。管理者が目的に既得権を持っている場合、彼は次の会議に出席することを選ぶかもしれません。

会議で下された決断を書く。次回の会議の議題を決定するために行われ議論されたすべての決定に注意してください。決定事項を書き出すことで、出席者および非出席者は、フォローアップ活動が必要かどうかを確認することができ、その後準備することができます。会議で強調された決定は、別の会議でそれ以上の議論が必要でない限り行動に移されます。それはそれ自体が決定です。会議で行われた決定を把握して共有することは、正確で有用な議事録にとって重要です。

「次のステップ」の仕事には、説明責任を負う個人の名前を書いてください。これらのステップにより、会議の進行役は次の会議の準備をすることができ、また出席者と非出席者が会議後の責任を理解できるようになります。これにより、個人は、自分のタスクを完了するか、自分のタスクを完了して次の会議に参加できる他の人に任せることによって、次の会議に備えることができます。

議事録の草稿を出席者に送付します。ドラフトにより、出席者はメモ、次のステップ、決定を更新することによって議事録を編集できます。ドラフトレビューは、すべての情報が適切に取り込まれたこと、および個人が自分または部署に割り当てられているタスクを管理していることを確認します。ドラフトレビュープロセスの一環として、すべての出席者にコメントの締め切りを記入します。編集が受信されない場合、議事録はすべての当事者に受け入れられたと見なされます。

議事録を送付する。すべてのフィードバックが収集されたら、会議に招待されたすべての個人に会議議事録を送信します。知らされる必要がある他の従業員または出席者をコピーします。議事録は、会議の終了後24時間以内、または次の会議の12時間前のどちらか早いほうで送信する必要があります。