給与計算方針は、給与の管理、タイムキーピング、給与計算のスケジュール、および支払い方法に関連する給与計算プロセスを表します。文書化された手順により、明確で明確な承認プロセス、効率的な給与計算活動、フォームの利用可能性、および適切な管理が保証されます。確立された給与計算の方針と手順を持つ組織は、給与と賃金の正確でタイムリーな支払いを従業員に保証することができます。
意義
給与はどの組織でも最大の経費の1つです。給与支払い方針では、この経費を管理し保護するために内部のチェックと残高が設定されます。それは間違いの発生と詐欺の可能性を減らします。大企業では、給与計算プロセスには多くの時間とリソースが必要です。給与計算手順は、時間収集、文書処理、データ入力、支払いおよび記録管理の点で効率を高めます。自動化と進歩をシステム技術に取り入れることによって、手順は費用対効果が高く、会社のお金を節約することができます。
目的
給与支払い方針により、従業員は常に正しい給与を適切な時期に受け取ることが保証されます。それは会社が連邦、州および地方の法律、特に税、メディケア、社会保障および公正な労働基準に関連するものを遵守することを保証します。法律の遵守は、会社が罰金の支払いを回避するのに役立ちます。給与計算手続はまた、確立された報酬体系および制度、部門予算および団体交渉協定の実施を支援する。
特徴
給与計算方針は、給与計算スタッフと管理者の責任と説明責任を定義します。給与計算には機密情報が含まれるため、ポリシーでアクセスレベルとセキュリティレベルを指定する必要があります。それはまた異なった従業員グループによって必要とされる訓練を識別する。給与計算手順には、従業員が雇用されてからのプロセスが詳述されています。これには、新入社員の処理に必要な給与計算アクティビティとフォーム、雇用の変更、情報の更新、特別な支払い、控除、時間の報告、および解雇が含まれます。
検討事項
不正のリスクを最小限に抑えるために、給与支払い方針には内部統制を含める必要があります。統制の一形態は職務の分離です。たとえば、給与計算処理に関与する従業員が2人いる場合、一方が給与計算書を作成し、もう一方が承認して承認します。承認機関は、すべての給与情報および休暇情報を確認する必要があります。経理などの他のグループまたは部門は、給与計算取引を監査できます。給与計算手順では、給与計算情報の機密性も保護する必要があります。これにより、許可された人だけがアクセスできるようになります。
責任
給与計算部門は、効率的でタイムリーな給与計算処理を確実にするために給与計算ワークフローを管理する責任があります。それは給与計算書の提出のための給与計算スケジュールと期限を設定します。給与計算スタッフは、給与計算システム内の情報へのアクセスを割り当て、管理します。彼らはシステムに情報を入力し、必要に応じて変更を加えます。管理者は、必要な給与計算書が設定された期限内に完成し転送されるようにしなければなりません。従業員は、支払いと控除を見直し、矛盾がある場合は給与管理部門に通知する責任があります。彼らはまた彼らの情報を最新に保つべきです。
