従業員による機密保持の違反を防止する方法

機密性は競争、マーケティング戦略および従業員情報に関連するため、組織にとって最大の関心事です。情報が簡単に入手されれば、それは会社を賠償責任や訴訟に対して脆弱にし、また彼らの競争力を奪う可能性があります。従業員が機密性を侵害するのを防ぐための措置を取るのは、組織の責任です。

通常、新規採用の際には、採用時に、機密性が侵害されないという組織の期待を従業員がよく認識していることを確認してください。従業員が機密性を侵害していることが発見された場合、その人は懲戒処分の対象となり、解雇される可能性があるなどの影響について説明します。

機密の記録や情報を扱う従業員に、情報を保護する方法について情報を提供し、訓練を受けていることを確認してください。コンピューターにパスワード付きのスクリーンセーバーがあり、重要な記録や文書は、ロックして保護できる1つの領域に制限することを要件とします。また、各従業員が自分の機密パスワードを持つように要求します。これは、上司以外には許可されません。

機密保持ポリシーを作成し、従業員がそのポリシーを承認し、読んで理解したことを承認します。この方針は、会社の機密保持方針が破られた場合の処罰の根拠として使用することができます。

機密保持ポリシーに加えて、マーケティング戦略、発明、およびその他の重要な情報を担当するスタッフは、競合しない契約に署名する必要があります。

いつ、どのような種類の重要な機密情報が配布されるのか、また誰に配布されるのかを選択します。重要な機密記録がどこに保管されていて、誰がそれらに対して責任を負うべきかをリストにする。また、誰がどの情報を参照できるのか、またいつアクセスできるのかのリストを保管してください。