従業員にタイムシートを記入させる方法

さまざまな理由から、一部の従業員はタイムシートに記入したくない場合があります。彼らはそれを退屈で時間のかかるものと見なしているかもしれませんし、あるいは給与の高い、あるいは免除されている労働者の場合、彼らはそれを不要と見なすかもしれません。連邦労働法では、免除されていない従業員の時間を追跡する必要があります。これはほとんどの時間給労働者の説明です。あなたが正確な記録を維持するならば、あなたはあなたが望むどんな計時システムでも使うことができます。コンプライアンスを確保し、消極的な従業員にタイムシートを正しく記入させるためにできることがいくつかあります。

あなたの給与の規模に基づいて使いやすい計時システムを確立しなさい。たとえば、従業員が10人未満の場合は、事務用品から標準のタイムシートを購入し、従業員に毎週完成させることができます。精度を上げるために、代わりに標準のパンチ時計と空白のタイムカードを購入することができます。あなたの給与がかなりの場合は、従業員にスワイプカード、指紋、または手のひらでの印刷を要求する自動化システムを検討してください。

従業員ハンドブックに計時手順を組み入れます。これには、タイムシートの期日と提出期限が含まれます。タイムシートの改ざんの終了など、特定のタイムシートの規則に違反した結果を明確に説明します。全従業員にハンドブックのコピーを渡します。

給与計算カレンダーを作成し、それを全従業員に配布します。これは、休日の週など、給料日が変わるときに役立ちます。カレンダーには、支払期間の開始日と終了日、タイムシートの送信日、および年間を通して対応する支払日が表示されます。

タイムシートの記入方法について新旧の従業員をトレーニングするマネージャとスーパーバイザを指定します。もしあなたが自動化されたシステムを持っているなら、必要ならば、順番に彼らの従業員を訓練するべきである訓練管理者と監督者に誰かを派遣するようにベンダーに依頼してください。

従業員に四捨五入することでタイムシートの計算を簡略化します。時間を1から7分に切り下げ、8から14分に切り上げます。たとえば、従業員が午前8時11分に仕事に到着すると、彼女はタイムシートに午前8時15分を記入します。午後5時21分に退勤すると、午後5時15分に書き込みます。多くの場合、自動計時システムは丸めを実行します。

計時項目を重要なものだけに制限します。たとえば、通常の時間外労働、休暇、病欠、個人的な時間、および休憩を取るようにします。必要に応じて、固定給与労働者にタイムシートのみを記入するように要求します。

従業員にその内容を説明してください。たとえば、適切に完了すると、給与計算処理が高速化され、適時の給与計算が確実に行われ、請求サイクルが短縮され、キャッシュフローが増加するとします。管理者または監督者に、その利点を部下に伝えてもらいます。

タイムシートの問題が発生したときに従業員が上司に近づくことができるように、オープンドアの方針を奨励します。

従業員にタイムシートを適切に記入させるためにペナルティシステムを使用しないでください。例えば、従業員が自分のタイムシートを提出するまで給料の支払いを保留することは州法の下では禁止され、管理職と従業員の間に不信感のある環境を作り出す可能性があります。