注文を処理するための手順を開発することは、ビジネスにとって非常に重要です。適切な注文処理ワークフローがないと、ビジネス内の注文処理は混乱し、信頼性が低くなります。適切な注文処理ガイドラインを作成するために時間をかけてください。あなたのビジネスはより円滑に運営され、あなたはより高い顧客満足を持つでしょう。
受注時に標準化されたフォームを使用する
あなたの会社が注文をするためにカスタマーサービス担当者を使うか、顧客があなたのウェブサイトを通して直接注文を入力するかどうか、あなたが標準化されたフォームを持つことは重要です。これにより、フォームに記入する人はどのような情報が必要かを知ることができ、必要なすべての情報が確実に収集されるようになります。
あなたの在庫品のそれぞれはわずかに異なる注文詳細を持っているかもしれません。たとえば、家具店を運営している場合、ソファの注文フォームには布の種類が含まれているのに対し、テーブルのフォームには仕上げの種類が必要になる場合があります。
不完全な注文書は受け付けないことが重要です。注文フォームに必要な情報が含まれていない場合は、処理する前に返却して記入する必要があります。
注文を確認する
注文書が送信された後、それは顧客と確認されるべきです。これは、注文の詳細を記載したEメールを送信することによって達成できます。顧客に注文の確認を要求する必要はありません。代わりに、注文に問題がある場合は、顧客が会社に連絡する必要があることを明確にしてください。あなたの会社の連絡先情報が簡単に顧客にアクセスできるようにしてください。
注文書を社内に配布する
注文書が記入されたら、注文の履行に関連する行動を実行する必要がある全員にそれを転送する必要があります。注文が第三者によって実行されている場合、これには倉庫、売掛金部門、および製造元が含まれます。関係者全員が予定表を知ることができるように、予定履行日は明確に示されるべきです。
顧客とコミュニケーションする
顧客と明確にコミュニケーションをとることが不可欠です。注文の履行に遅延があるかどうかを顧客に知らせます。問題があるときに顧客に前向きで誠実であることは、それを無視するよりもはるかに優れています。また、注文が出荷されたときに顧客に通知してください。運送業者、追跡番号、配達予定日を彼女に伝えます。顧客が注文を受けた後、顧客からのフィードバックを求めます。カスタマーサービス担当者に連絡して、カスタマーが購入に満足しているかどうかを確認するか、オンライン調査を使用してフィードバックを得てください。いずれにせよ、顧客からのフィードバックはあなたの注文履行プロセスへの非常に役に立つ洞察を与えるでしょう。
