テクノロジーはオフィスの出力プロセスに革命をもたらし、コピー機を巨大なネットワークプリンタに変えました。利便性が悪用の見込みをもたらすのと同様に、コピー機の高品質の出力は知的財産の不正使用を促進する可能性があります。これらのマシンがあなたの学校やビジネスに何を提供できるのかを考えるとき、それらのポジティブな点はそれらのデメリットを上回るかもしれませんが、それらのネガティブな面はあなたがそれらの実装と使用のために慎重に計画するよう促すべきです。
文書の複製
少量多機能プリンターを除いて、コピー機はあなたがあなたのレーザープリンターのために買う消耗品と同じようなトナーに頼ります。より多くの機器に費やすほど、その解像度は向上します。オリジナルの文書とほとんど見分けがつかないような出力を生成する機器までです。フルカラーまたはモノクロ - 黒のみ - これらのマシンは大量のコピーを短時間で排出することができます。彼らが原資料を複製することの容易さと忠実さは情報セキュリティ、データ盗難、著作権侵害と偽造についての懸念を促すことができます。ビジネス環境、医療機関または法律事務所、または機密データまたは機密データを含むシナリオでは、コピー機は法律または慣習によって規制されている情報の管理に脅威をもたらす可能性があります。
機能的な利便性
初期の複写機は自動文書フィーダを欠いており、マルチコピーランを照合することができなかった。現代の機器は文書を複製する行為を偶然の行為に変えます。家庭用またはオフィス用のコンピュータとネットワーク接続されたこれらのマシンの1つで、複数のデスクトッププリンタを自動的に両面コピーし、複数ページの文書を綴じてステープルし、すぐに複製するために再印刷した用紙を保存します。その出力その便利さはオフィスの業務をスピードアップし、単純化することができますが、コピー機制御の複雑さは間違ったオプションを選択するようユーザーに促し、余分な出力の用紙と消耗品を無駄にします。
運用費用
ほとんどのコピー機はレーザープリンタのように動作するため、プラスチックと着色剤の粉末混合物を紙の表面に定着させます。その融着プロセスは熱に依存しており、それが電気の欲求を促し、オフィスの公共料金を押し上げます。コピー機には、レーザープリンタ用の同等品よりも高価なトナーを含む消耗品も必要です。これらの高収量カートリッジは、同等のデスクトッププリンタの消耗品よりも長持ちする可能性がありますが、その性能はより高い値札をもたらします。特に大量生産では、コピー機は出力性能を維持するために定期的なサービスを必要とすることもあります。サービス契約は、消耗品とメンテナンスの両方をカバーすることができますが、それはあなたの収益に別の固定費を追加します。
データ保持
即時の呼び出しと出力のために文書情報を保存し、あなたが複製したものをファックスして電子メールで送るコピー機は、短期または長期の検索のためにページスキャンを保持するために内蔵ハードドライブを使用します。そのデータ保存はオフィス機能の利便性を高めますが、機密情報を偶発的または意図的な誤用の危険にさらす可能性があります。他のハードドライブと同様に、コピー機のストレージメカニズムは、情報や文書を消去してからずっと秘密を守ることができ、システムを売却または廃止するときにコンピュータのハードドライブに適用するのと同じ種類のセキュリティ対策が必要です。
