企業は、毎年数百または数千のファイルを扱うことがあります。組織では、重要なことを探しているときに気が重くなり、強調しているような気持ちが解消されます。適切なファイリングシステムはあなたのビジネスがより円滑かつ効果的に運営するのを助けることができます。
あなたが必要とするアイテム
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ファイル
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ぶら下がっているファイル
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ラベルタブ
ファイルを分析してください。クライアントのラストネーム、プロジェクト、または年代順に並べ替えるのが最善ですか。ファイルを検索するときに使用する特性を選択してください。
ファイルに明確なラベルを付けます。ぶら下がっているフォルダーの中でより小さなファイルをカテゴリーに分けてください。たとえば、「2008年7月」には独自のラベル付きハングフォルダを設定でき、その月のすべての契約またはフォルダをハングフォルダに挿入できます。
ファイルを別々のファイリングキャビネットに分けます。消耗品の注文、給与情報、履歴書などの管理ファイル用のキャビネットを1つ用意します。完成した契約と支払いおよびプロジェクト情報を含むクライアントファイル用の別のキャビネット。そしてあなたのビジネスが必要とする他のタイプ。キャビネットに明確なラベルを付けます。
同僚に提出する前に、提出システムをテストしてください。あなたがすべてを簡単に見つけることができて、あなたが物事を組織した方法が理にかなっていることを確認してください。すべてを年代順に整理したが、テストの結果がアルファベット順に表示された方が理にかなっている場合は、システムを変更します。
短い会議を招集して出願システムについて説明してください。システムがどのように機能するのか、そしてシステムをフォローすることの重要性を誰もが理解できるようにしてください。
誰が提出をするかを決めます。あなたは一人の人に提出を委任するか、または各労働者に自分の提出をさせることができます。従業員は自分のオフィスにファイリングキャビネットを持っているかもしれませんが、理想的には一人の担当者と共に、中央ファイリングシステムがまだ必要です。
重要な書類を毎日提出してください。定期的なファイリングは、整理整頓を助け、ファイリングが必要以上に大きなタスクになるのを防ぎます。各オフィスでファイリングトレイを使用し、トレイが毎日の作業の終わりに空になるようにします。
6〜12ヶ月ごとにファイリングシステムを評価します。あなたのシステムから時代遅れのものを一掃する。
