決議案は、非営利団体または公的機関の政府組織の理事会メンバーによる決定に対する投票を固めるために使用する正式な文書です。決定は通常、財務上の問題、方針の実施、または任意の採用、非営利団体または政府機関による措置の承認または承認に関連しています。
決議日と決議フォームの上部に決議番号または参照番号を入れて決議をフォーマットします。それが投票されている最初の決議であるならば、数は00001であるかもしれません、そして、最初の決議の後のすべての他の決議は順番に番号が付けられます。
決議の名前は主題によってタイトル付けされるべきです。たとえば、考えられるタイトルは「会計年度の予算の承認」です。
決議の言語は、理事会の責任を参照する最初の文から始めて、正式なものにすべきです。 1つの例は、「XYZ非営利組織のすべての予算を承認するのは取締役会の責任です」などです。
次の文章または決議の次の部分は、なぜその行動がとられているのかの事実または推論を文書化しなければならない。例えば、「XYZ非営利組織の財務スタッフは、XYZ組織のプロジェクト、経費、および運用コストに基づいて予算を作成しましたが、XYZの会計士は、前年度からのすべての財務諸表を監査およびレビューしました。現在の予算は、過去の費用に基づく予測値と予測される費用および会計報告書で構成されています。」
決議に関する最後の声明は、投票されている行動、例えば「今度は、その年度のXYZ予算を承認、採択、および承認することが決議される」というものです。決議の次の部分には、決議に投票した理事会メンバーの名前と、承認または不承認の投票とともにスペースが一覧表示されます。取締役会の過半数が「はい」と投票した場合は決議は承認され、取締役会の過半数が「いいえ」と投票した場合は決議は承認されない。投票の記録とともに、理事長の署名が文書に記載されるべきです。
