状況報告書の書き方

シチュエーションレポートとは、その名のとおり、インシデントまたはシチュエーションの「誰が、何を、どこで、いつ、なぜ、そしてどのように」という明確な事実を提供する、検証済みの事実情報を含むシチュエーションに関するレポートです。多くの組織は状況報告を使用して、上司に正しい判断を下すために必要な情報と情報を提供します。緊急管理組織、政府機関、武装サービス、企業、法執行機関、人道的非政府組織および外交官はすべて状況報告に頼っている。

できる限りはっきりと状況を観察してください。イベントが自然災害だった場合は、被災地を確認し、土地、インフラ、人口への影響を確認します。状況報告書は、それらの事実に基づいて決定を下すであろう人々にすべての関連する事実を提供しなければなりません。注意深く観察してください。予想や意見は状況報告には含まれません。

情報を必要としている関係者全員に相談してください。状況報告を要求または作成する各組織は、連絡を取り、報告する必要がある要員をリストアップする可能性があります。このデータをレポートに含めるので、会話のたびにメモを取ってください。

データを収集して収集します。目標は、可能な限り最も包括的なイベントの様子とそのイベントの結果を示すことです。何が起こったのか、誰に、何時、何日目、どこに行ったのか、インフラストラクチャへの影響、そしてどのように地元の人々が対応しているのかなど、状況のあらゆる側面に関する詳細に注意してください。多くの組織では、特定の種類の情報を要求するシチュエーション報告書の標準形式があります。そのような形式が存在する場合は、それを使用してください。それはデータ収集をより速くそしてより正確にするでしょう。

論理的な順序でレポートを作成してください。すべての関連情報を含めてください。形容詞や副詞を避け、出来事を説明するために明確で簡潔な語彙を使用してください。定期的な進捗レポートはおそらく最初の状況レポートに従うので、あなたは現在起こっていることだけを記述する必要があります。近い将来に起こるかもしれないことは記述しないでください。

レポートの冒頭に重要なハイライトまたはエグゼクティブサマリーセクションを含めます。ただし、すべてのデータを収集して論理的な順序に並べた後に限ります。仮定を避けながら、事実と数字を使う。要約またはハイライトのセクションは、忙しい上司が最初に読むための最も重要な情報を伝える必要があります。