請求書の検証はあらゆる事業に必要です。これには、支払った金額または受け取った金額を受け取ったまたは請求した料金を照合することが含まれます。ほとんどの会計システムは自動化されていますが、請求書を手動で検証する必要がある場合があります。中小企業は、すべての請求書を手動で検証することができます。これは、従業員の不正直さを減らすためのチェックとバランスのシステムがある限り有効です。
受信請求書
1人の従業員は、到着した請求書をまとめて、仕入先ごとにまとめ、個人的に確認するか、個々のアカウントを担当する従業員に転送する必要があります。請求書が有効かどうかはいくつかの要因に左右されるため、それぞれが正しい場所に配置されることが重要です。従業員は各項目を確認し、請求書を記録し、請求書を支払い用に転送する必要があります。請求書の検証を担当する個人は、支払いのための資金にアクセスすることはできません。
送信請求書
郵送の前にすべての送り状は正確さについて点検されるべきです。 1人の個人または部署が、販売およびサービス料、割り当てられた人件費、および特定の仕事に使用されるすべての材料および供給品を含む品目を入力する責任を負う場合があります。正確な請求を通じて顧客満足度を高め、請求書の修正に起因する人件費を削減するために、各請求書を関連する顧客アカウントと照合する必要があります。
支払い
請求書が検証されると、支払処理のために個人または部門に転送されます。請求書の検証を担当する個人が支払い資金にアクセスできないことが絶対に不可欠です。この小切手と均衡のシステムは、従業員が小切手を偽造したり、存在しないまたは偽造された請求書を支払ったり、その他の不正行為を実行したりすることがないようにします。
ステートメント
明細書が到着するか送信されるときは、正確性を保証するために各顧客または仕入先の請求書と照合する必要があります。厳密に手作業で運営する企業は、効果的な申告システムを導入する必要があります。すべての請求書は、必要に応じてコピーし、顧客または仕入先の名前で提出する必要があります。明細書が届いたら、個別の個人または部門が、各請求および支払いが明細書に正確に記載されていることを確認する必要があります。明細書検証部門を請求書部門および支払部門から分離することで、さらなる正確性が保証され、不正行為が防止されます。
