あなたの聴衆を知ることはあなたの会社や組織を紹介するために手紙を書くための鍵です。あなたの意図はあなたの読者にあなたの組織の目的と構造を伝える効果的なビジネスコミュニケーションを書くことにおけるもう一つの本質的な事実です。紹介状の目的は、コミュニティマップ上でのあなたの会社の到着の発表から、寄付者やボランティアからの金銭的で現物的な支援を求める慈善団体にまで及びます。
あなたの会社の最高ランクの幹部だけでなく、マーケティングの概念に精通している人、または組織をマーケティングする責任を持つスタッフメンバーを紹介して紹介状を作成してください。会社の役員または創設者は、会社の目的とその理由とその理由についての洞察を得ることができます。そして、マーケティングの第一人者は、会社の顧客基盤に訴える方法を明らかにすることができます。
あなたの紹介状に最適なフォーマットに投票してください。あなたの組織が強力なソーシャルメディアネットワークと従来のコミュニケーションを好む顧客基盤を持っているならば、あなたの紹介状の2つのバージョンを起草してください。伝染するメッセージと、ハードコピーによる配布に適したメッセージを作成します。
念頭に置いて観客とあなたの最初の段落を構築します。 「毎年、ABC財団は何千人もの避難民の女性が自分たちの生活を再建するのを助けています」のような気持ちで慈善家にアピールします。しかし、将来の事業主は、「平均的なアメリカ人が自宅のコンピュータを買う20年前にスティーブ・ウィルソンのガレージから趣味で始めた」など、組織の謙虚な始まりを説明する導入からの起業家精神を評価するでしょう。最初の段落の残りの部分を使用して、組織の出自または基盤を説明します。
あなたの会社や組織が何をしているかを説明するために紹介状の2番目の段落を起草します - あなたが失業者や失業者の労働者を訓練する場合、あなたが提供する職業訓練の種類を説明してください。同様に、製品をグローバル市場に販売する場合は、その製品を世界中の顧客に配布することによって会社が影響を与える多くの国について説明します。
あなたの組織の構造の絵をあなたの3段落目に作成してください。単に組織図を参照することは避けてください - 紹介状には添付ファイルを付けないでください。エグゼクティブリーダーシップチームと、チームの各メンバーが企業戦略の策定にどのように参加しているかを説明します。あなたの会社の部門機能と部門間のやり取りについて読者に伝えます。あなたの人的資本を認めます。従業員の資格と専門知識、および組織の成功にどのように貢献しているかを説明します。 「XYZ Corporationの従業員は、75年に渡りコンピュータネットワークとソフトウェア開発の専門知識を兼ね備えています」は、従業員の専門知識を認めた一例です。
あなたの紹介の目的をもう一度述べることによって、あなたの手紙を第4段落にまとめる。ビジネスコミュニティに慣れていない場合は、顧客や他のビジネスでも、店舗に立ち寄るか、Webサイトにアクセスするように招待してください。寄付を求める紹介状については、組織の目的、過去の成功を繰り返し、寄付をお願いします。あなたの会社や組織についてもっと知るためにあなたの読者を引き付けてください。
あなたの会社の最高ランクの幹部または組織のリーダーのための署名行を用意してください。実現可能であれば、個々の署名およびオリジナルの署名のためにレターのコピーを作成します - それらはビジネスコミュニケーションに暖かい個人的なタッチを追加します。
