従業員のタイムシートは、支払うべき給与、休業日数、および従業員の欠勤を記録するために重要です。多くの雇用主は、給与処理方法のバックアップとして従業員の勤務時間と給与記録を保存しています。履歴記録は、従業員の賃金、源泉徴収、給与の控除を再確認する必要がある場合に役立ちます。ただし、連邦法では、雇用主が雇用記録を保持する期間を定めています。これには、雇用主が勤怠記録も保持する期間も含まれます。連邦法によれば、雇用者は最低2年間はタイムシートを保存するべきです。
雇用記録には、その従業員の職務、業績、懲戒または是正措置、および団体交渉協定や雇用契約などの契約または協定に関する情報が含まれています。報酬情報は、従業員の社会保障番号、賃金率、免除または非免除の分類、休暇または有給休暇、および場合によっては残業時間などの個人情報を通常含む勤怠記録とともに、従業員の記録の一部でもあります。または差額支払い率。
タイムシートは雇用記録です
雇用主の記録管理慣行に応じて、タイムシートは雇用記録の一部になるか、給与記録として別々に保存されます。いずれにせよ、勤怠記録とタイムシートは雇用記録と見なされ、したがって、雇用主の記録管理義務を義務付ける特定の法律の対象となります。
公正労働基準法
公正労働基準法の対象となる雇用者は、最低賃金、時間外勤務、免除および非免除の分類、および従業員の給与に関するすべての事項に関する記録保持を管理する規則に従う必要があります。 FLSAは、従業員のタイムシートを維持するための特定のフォーマットを要求していませんが、雇用主が、例外ではない従業員の時間と給与に関する特定の詳細情報を維持することを要求します。
記録保持
給与計算記録および労働組合契約の記録保存期間は3年です。勤務日数、控除、源泉徴収およびその他の詳細などの特定の情報を含むタイムシートおよびレコードの場合、要件は2年間です。雇用主が2年間保持しなければならないレコードと雇用主が3年間保持しなければならないレコードとの間にかなりの重複があるため、人事のベストプラクティスでは、従業員の給与および報酬に関するすべての記録を3年間維持することをお勧めします。
雇用主が免除労働者のために維持すべき記録の種類については個別の要件があります。ただし、記録を同じように同じ期間保存することは、雇用主にとって最も重要なことです。そうすることは、免除されていない労働者とそうでない労働者との間の比較に関して疑問が生じた場合に雇用主に利益をもたらす。雇用主が、免除されていない従業員とはまったく異なるプロセスに基づいて従業員の記録を免除する場合、記録が同じ期間にわたって一貫した方法で維持されないと、免除と非免除の給与に関する人事慣行を正当化することは困難です。
EEOC記録管理ルール
連邦政府は、類似の機関間記録管理規則を確立することによって、雇用主が保持する必要があるものとその期間を整理することを容易にします。米国雇用機会均等委員会は差別禁止法を施行しており、その施行権限の一環として、雇用主が給与およびその他の雇用記録を3年間維持することを求めています。実際、EEOCは、均等払い法に基づく請求の一部となる可能性のある記録は少なくとも3年間保存する必要があると述べています。公式の差別の罪の一部である時間記録を含む雇用記録は、最終的な解決まで保持されなければなりません。
