理事会を構成する複数の人に手紙を書くときには、断固とした規則はありません。つまり、あなたの手紙に対処するにはいくつかの選択肢があります。一般的に、取締役会が非常に大きい場合、各取締役を個別に演説するのが面倒になるとき、あなたは1つの手紙を準備します。小さいボードの場合は、一人一人に別々の手紙を書き、他の受取人を参照するために「カーボンコピー」表記を使うことができます。
大きなボードに書くとき
理事会が5人以上の個人で構成されている場合（この数字は、あくまでガイダンスであり、規則ではありません）、理事会宛ての1通の手紙をグループとして用意し、配達会社に郵送するのが一般的です。これが一例です。
取締役会
ABCプロパティ株式会社
123シティストリート
サンフランシスコ、CA 94105
あなたの挨拶文は「親愛なる理事会：」または「親愛なる理事会のメンバー：」の後にコロンを、コンマではなく読んでください。あなたが事業主または他の理事会メンバーである場合は、非公式の挨拶文「Dear Board」または「Dear all：」を使用することができます。
配電ブロックの使用
多くの役員会はめったに会わないので、おそらく毎月一回かそこらのために、あなたは彼らの自宅または本籍の住所で各役員にグループレターのコピーを郵送することを望むかもしれません。これはあなたの手紙が読まれそして次の役員会の前に行動することができることを確実にします。これを達成するために、各役員の名前と住所を記載した手紙の最後に配布ブロックを書きなさい。手紙のコピーをいくつか印刷し、配布リストの各人物にコピーを郵送してください。
小さなボードに書くとき
たとえば3人または4人の取締役など、より小さな取締役会を指名するときは、各受取人を名前でリストする必要があります。あなたのアドレスブロックは、このようになります。
議長のRobin Birch氏
ディレクタージャックハスラム氏
Dr. Olivia Blower、ディレクター
ABCプロパティコーポレーション取締役会
123シティストリート
サンフランシスコ、CA 94105
それからあなたの挨拶はアドレスブロックと同じ順序でディレクターの名前をリストするべきです：通信モードエチケットはあなたがそれぞれの人に別々の手紙を送ることを要求します、従ってそれぞれの受取人のために手紙と封筒の原本を印刷して署名してください。
CC表記を使う
理事会メンバーが異なる住所にいる場合は、各受取人に別々の手紙を書くのが賢明です。ここでは、他の人がその手紙を受け取ったことを各受信者に知らせるために、「礼儀コピー」または「カーボンコピー」表記を使用する必要があります。これを行うには、「cc：」という文字の後に、署名の下に印刷されている名前のすぐ下に他の受信者の名前を続けて追加します。これがフォーマットの例です。
議長のRobin Birch氏
ABCプロパティコーポレーション取締役会
123シティストリート
カリフォルニア州サンフランシスコ94105
バーチ親愛なる
文字
敬具
あなたの名前
CC：ジャックハスラム氏、オリビアブロワー博士
あなたは、「Mr. Robin BirchとDr. Olivia Blower」に宛てた「Mr. Jack Haslam」へのあなたの2番目の手紙に宛てたものになります。すべてのコピーを校正して、正しい受取人と礼儀のコピー名が含まれていることを確認することをお勧めします。
