コンピュータ技術は私たちを電子記憶の時代へと駆り立てています。あらゆる種類の企業が、コストの削減と効率の向上を目指して、ペーパーレスオフィスの方向に向かっています。コンピュータ化されたデータに対するこのような強調の増大にもかかわらず、行われているビジネスの多くは依然としてハードコピーの文書ストレージに依存している。オフィス環境でラテラルファイルまたは垂直ファイルを使用するかどうかは、さまざまな要因によって決まります。
歴史的記録管理
長年にわたり、記録の保存の必要性は人口の増加と新しいビジネスの誕生とともに高まっています。法律や医学などの職業では、顧客との取引に関する完全で正確な書面による記録が必要です。製造業者および小売業者は、直接販売および購入記録のために顧客ファイルに依存しています。これまで、文書保管の必要性は、さまざまな出願ニーズを満たすことを目指す企業にとって業界のニッチを生み出してきました。職場での文書保管は、棚の上やたるんだ穴に積み重ねられた紙から、多くの製造業者から入手可能なよく考え抜かれたファイリングシステムへと進化しました。
垂直ファイリングシステム
縦型キャビネットは、一般的に使用されている主要なファイルキャビネットのうち古いものです。それらは木か金属から組み立てられ、2つ、4つか5つの引出しと利用できる。仕事の互換性の問題として2つの引出しファイルは標準的な机の高さに合うように作り出される。 5つの引き出し縦型ファイルは通常60インチの高さで、上の引き出しは高すぎて簡単にアクセスできないため、作業所では一般的に使用されません。それらはスペースが貴重である大容量記憶域で使用されます。縦型ファイルは、標準のレターサイズとリーガルサイズの文書に対応するために、2つの基本引き出しサイズで提供されています。
側面ファイリングシステム
ラテラルファイルには、垂直ファイルに比べていくつかの明確な利点があります。彼らはレターサイズとリーガルサイズの両方の文書に対応できます。横ファイルは通常、縦型ファイル引き出しよりも3分の1多くのファイルスペースを提供します。彼らは机の高さで利用できるので、彼らはファイルとクレデンザの二重の目的を果たします。どちらの引き出しにも座ったまま簡単にアクセスできます。ワークステーションで特定のファイルをすぐに利用できるようにする必要がある場合、ラテラルファイルは理想的なファイリングソリューションです。この機能だけのために、彼らは役員や専門家のための好ましいファイリングシステムです。
ファイリングのヒント
あなたのビジネスのためにファイルキャビネットを選ぶ際には、ファイルがどのように使われるのか、そしてどのような人員によって使われるのかについて慎重に検討してください。文書にすばやくアクセスする必要がある内部営業担当者または技術サポート担当者は、ラテラルファイリングシステムを使用することをお勧めします。ラテラルまたはバーティカルファイリングのいずれかにコミットする前に、ファイリングの専門家に相談するのが最善です。大規模オフィス機器サプライヤは、特定の企業向けに最も効率的な種類の出願を推奨するために、利用可能なスタッフを訓練しました。販売プロセスの一環として、計画とレイアウトのスキームを提供します。
考慮するオプション
あなたがあなたのお金のために最大限に活用することを確認するためにファイルシステムを検討するとき、いくつかの事務用品会社に相談してください。ディーラーからまたはオークションで中古品を購入することによって可能な節約を考えてください。財政が厳しい場合は、必要なファイリング機器をリースするという選択肢を検討してください。
