会議議事録は、会議の参加者と話し合ったトピックをまとめたものです。議事録は、ディスカッションや決定事項の参考資料として、また社内での推奨事項を裏付ける文書としても役立ちます。
含まれるアイテム
議事録の開会は、参加者のリストを含みます。また、会議の日付、時刻、および設定も記録されています。会議が進行するにつれて、トピックが議論のために提示され、時には投票または決定されます。フォローアップ議事録は、各トピックに参加している参加者を参照します。議事録はまた、議論のために提示されたアイデアとそれぞれの重要な考えを提示した人にも注目しています。投票や決定は、指示された行動ステップとともに、数分にも含まれます。
会議の種類
非公式の作業部会や委員会の会合の参加者は、しばしば彼ら自身のメモを取ります。一人のメンバーが他の参加者に会議のレビューを配布することさえあります。ただし、組織化され体系化された会議議事録は通常、より正式な集会にのみ使用されます。議事録は通常、組織委員会会議、理事会会議、政府機関または事務局会議、および公開会議のために保管されています。秘書または管理職員が通常メモを取り、議事録を作成します。
参照用途
作業部会や委員会のメンバーは、しばしば会議の議事録を参考にします。議事録は、決定を実行する際に各自が役割に関与していることを示します。共同作業の場では、議事録はリーダーが各自の役割について説明責任を持つようにするのにも役立ちます。チームメンバーが合意された行動をとることに失敗した場合、彼はリーダーによって懲戒処分を受ける可能性があります。政府または公共団体の会議の議事録もまた、彼らが奉仕する人々に情報を伝え、公的事業の記録を提供するという公共団体の義務を果たします。
ドキュメンテーションの使用
場合によっては、議事録もサポート文書として使用されます。組織委員会は、多くの場合、問題、決議、行動について話し合い、その後、より大きな理事会や団体に対して正式な勧告を行います。議事録は、委員会が行った会話を示すために提出物に添付されることがよくあります。例えば大学では、学校や教育プログラム部門は通常、カリキュラム提案を支援するために諮問委員会会議録を提出します。
