カスタマークレームレターの書き方

それは少なくとも一度はみんなに起こりました。あなたは買い物に行ったり、ある種のサービスをやるために、そしてあなたはひどい顧客経験をしました。当然のことながら、あなたはたぶんそれについてすべてあなたの友人に話すつもりです。しかし、それが二度と起こらないようにしたい場合は、満足を得るための最善の方法の1つは、顧客からの苦情の手紙を書くことです。結局のところ、これをやっている唯一の理由はあなたが悪い経験をしていたということです - それはあなたにいくつかの驚くべき結果を得るかもしれないプロの方法で行うことができます。これを読む人々からいくらかの注目を集める顧客苦情レターを書く方法はここにあります。

カスタマークレームレターの書き方

まず最初に、名前をつけてください。誰の注意を手紙に向けるべきか調べなさい。それを「注意：カスタマーサービス」に送信しないでください。その人が顧客の苦情を担当しているのは誰かを、直接または電話で店に尋ねる。どんな連絡でもその人の注意を引くべきです。彼らにもタイトルがある場合は、必ずこのように含めてください。「注意：マーケティング担当副社長のDavid Jones」。

次に、あなたの手紙を書いてください。電子メールを送信しません。彼らはあまりにも非個人的であり、彼らがサイバースペースに消えるのは簡単です。通常の手紙を店自体または本社に送ってください。あなたの手紙を短く簡潔にしてください。状況を説明するのに必要なのは2ページを超えてはいけません。

あなたがあなたの手紙に取り組んでいるとき、状況の詳細を含めてください。「3月5日火曜日に私があなたの店にいたとき、ロレーヌという名のレジ係が私に非常に失礼だった」など、正確に起こったことを言ってください。可能であれば、文書化してください。デパートや診療所など、番号が付けられたアカウントを持っている店舗または会社の場合は、すべての通信に自分のアカウント番号を含めます。それはあなたの苦情をあなたが実際に誰であるかと結びつけるためにあなたの手紙を読む人を助けるでしょう。

前向きで敬意を表するトーンを使用してください。たぶんあなたの手紙はあなたの状況に同情する上級管理者に行くだろう。敵対的ではなく、あなたが無実の犠牲者であることを伝えましょう。さらに良いことに、そのような悪いサービスは会社の通常の標準ではないこと、そして彼らのビジネスが故意に不適切に扱われたことが決してないことをあなたが理解していることを明確にしてください。あなたが本当にそこで買い物をするのを本当に楽しんでいることを彼らに思い出させなさい、しかしあなたは彼らが潜在的に有害なカスタマーサービス状況を知っていることを確かめたいです。

最後に、返事をお願いします。期限を設定しますが、それを妥当なものにします。「この問題を解決できるように、今後30日以内にあなたからの連絡をお待ちしています」と言ってください。あなたが割り当てられた時間内にあなたが手紙を書いた人から返事がない場合は、フォローアップの手紙を呼ぶか送ってください（あなたが手紙に人の名前をつけるべきもう一つの理由）。返事が何であれ、それが謝罪の手紙であっても追加の製品のためのクーポンであっても、手紙が解決されたら礼状を送ってください。これらの単純な戦略に従ってください、そしてあなたはあなたの顧客の苦情に確実に反応するでしょう！

ヒント

可能であれば、発生した直後に状況を解決するようにしてください。マネージャーやスーパーバイザーと直接話をすることで、いくらか満足感を得られる可能性があります。スーパーバイザーまたは店長があなたに話すのに時間がかからない場合、または問題を解決せずにあなたを却下した場合は、企業のはしごを上に上げてください。