資格のある履歴書でいっぱいのデータベースは「必須」の人事です。ただし、履歴書データベースは効率的な人事部門の目印ですが、検索可能な履歴書データベースを構築することは非常に重要な成果です。検索可能なデータベースにより、予定されている求人と予想外の求人の両方に対する採用および従業員の選択が迅速化されます。アウトソーシングはオプションですが、履歴書データベースをゼロから構築することは、より費用対効果の高い代替手段です。
データベースと表計算ソフトウェア
正しいソフトウェアを選ぶことから始めましょう。スプレッドシートには魅力的で長期的なストレージのニーズに見える機能がありますが、機能している履歴書データベースに必要な情報量と検索機能により、Microsoft AccessやApache OpenOffice Baseなどのリレーショナルデータベースソフトウェアが適しています。 Segie Technologiesが指摘しているように、スプレッドシートは長期的なデータストレージには適していないだけでなく、データの完全性を保護せず、データ破損から保護することはほとんどないし、スプレッドシートはリレーショナルデータベースが提供する機能と一致しない。リレーショナルデータベースを選択したら、データベースの正規化、テーブル、フィールド、フォーム、レポート、一般的な検索用語など、データベースに関する重要事項をよく理解してください。
プロトタイプデザインを構築する
コンピュータデータベースを作成してデータを入力する前に、紙ベースのプロトタイプデザインを作成します。正規化規則に従って、基本的なデータベーステーブルとフィールドを作成します。履歴書データベースでは、候補者、スキル、職歴、以前の職歴、および教育が欠かせません。各テーブルの主キーとして候補IDを指定します。終了したら、候補IDが唯一の繰り返しフィールドになるはずです。たとえば、候補テーブルには候補IDと連絡先情報のフィールドを含める必要があります。履歴書テーブルには、候補者ID、履歴書の目的、申請された仕事、およびメモのフィールドを含める必要があります。スキルテーブルには、候補者ID、スキル、スキルレベル、および経験年数フィールドを含める必要があります。教育テーブルには、候補者ID、学校、学位、専攻および卒業日のフィールドを含める必要があります。
テーブルを作成し、データ入力フォームを作成する
空のデータベースを作成してから、プロトタイプの設計に従って各テーブルを作成します。各テーブルの候補ID（主キー）は、背後にあるテーブルをリンクし、データベースにクエリを実行できるようにする共通のフィールドです。次に、データ入力フォームフィールドをデータベース内のテーブルフィールドにバインドするデータ入力フォームを作成してカスタマイズします。履歴書からデータ入力フォームに情報を転送して保存すると、データベースに自動的にデータが入力されます。
情報を問い合わせる
よく開発されたブールクエリを使用して、意味のある候補検索結果を取得します。クエリウィザードを使用する方が簡単ですが、独自のクエリを作成することもできます。たとえば、「候補からの選択カウント（*）;」というクエリは、データベース内のすべての履歴書をカウントします。 「候補者から候補者IDを選択、姓、名を顧客サービスに等しい、外国語はスペイン語に等しい」というクエリは、候補者がスペイン語を話すことができる顧客サービスポジションに提出されたすべての履歴書のリストを返します。
