ビジネスに対する小切手の利点

多くの企業は、財務上の義務を果たすために、買掛金管理部門から小切手を発行します。これらの金融債務には、仕入先への支払い、貸し手への利子の支払い、または政府の納税義務が含まれます。買掛金部門は、請求書または小切手要求を受け取り、支払いのバックアップに使用します。小切手は、企業にいくつかの利点をもたらします。

ペーパートレイル

小切手を使用することの1つの利点は、小切手によって残されたペーパートレイルを含みます。各小切手は、支払いを受け取った人、支払いが行われた日、および支払いの金額を詳細に記した紙の文書を作成します。会社は、小切手が銀行に支払われた時期と、小切手に署名した人に関する情報を確認できます。小切手によって作成された紙の道は、会社がその記録を維持することを可能にします。いくつかの会社はそれ自身の記録のために小切手のコピーを保存して、重複小切手を使います。これらの会社の従業員は、問題が発生したときに以前のチェックを参照することができます。

セキュリティ

紙の小切手は郵送された支払いに対して追加されたセキュリティの利点を提供します。指定された受取人だけが支払いのための小切手を提示できます。受取人が小切手の受け取りを拒否した場合、会社は銀行に連絡して誰が小切手を提示したかを確認できます。矛盾がある場合は、銀行に直接解決することができます。中小企業のオーナーの中には、ベンダーや貸し手に現金で支払うことを検討する人もいるかもしれません。現金では、支払いが行われたことを証明する書面は提供されず、事業主はその金額を再度請求される可能性があります。

コントロール

紙の小切手は、支払いを管理する機能をビジネスに提供します。買掛金管理部門には、小切手が正しい金額で適切な受領者に確実に書き込まれるようにするためのいくつかの管理方法があります。 1人の従業員が、バックアップ文書を確認した後に小切手を作成することを承認する場合があります。別の従業員が実際に小切手を印刷します。上級管理者が小切手に署名します。これにより、3人の従業員が小切手支払プロセスに参加し、エラーや詐欺の可能性を最小限に抑えることができます。企業はまた、番号付き小切手を使用します。番号の付いた小切手により、会社は不足している小切手をただちに識別し、それらの小切手が現金化されないようにするための措置を講じることができます。