会議の議事録を正確に編集することで、出席者は割り当てられたタスクに集中し続けることができ、誤解が少なくなり、以降の会議の効率が向上します。明確で包括的な会議議事録の利点は、定期的に会議を開催する事業主、経営幹部、またはその他のリーダーが、議事録作成のガイドラインを確立することを意味します。これらのガイドラインは、会議の前、最中、そして後に起こることをカバーするべきです。
会議の前に
誰が議事録を取るかを決定する
一見厄介な作業ではありますが、会議の議事録を記録するには細部にかなりの注意が必要です。結果として、議事録作成者は、会議への参加を最小限に抑える必要があります。これにより、会議の重要なポイントを記録することにあなたのエネルギーの大部分を集中させることができます。
ヒント
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これらのスタッフは会議自体に積極的な役割を持たないことが多いため、企業はエグゼクティブアシスタントまたは受付係を使用して議事録を取ることがよくあります。
標準化されたフォームを使う
会議中に使用する独自の標準化された会議議事録フォームを作成します。標準化は、議事録作成者が情報の置き場所を知るのに役立ち、また出席者が後で文書を読むのにも役立ちます。基本的な情報は次のとおりです。
- 参加者のリスト
- 日付。
- 議論するトピックのリスト。
- 行動計画は各トピックで決定しました。
- それらの行動を実行する責任を負うもの。
会議中
必須情報を記入
会議が正式に開始される前に、出席者や日付などの重要な情報を記入してください。これにより、実際の会議中に不必要な時間の無駄を省くことができます。
重要な情報だけを記録する
会議議事録は会議全体を転記してはいけません。それどころか、議事録は重要な課題と指示を簡単な形式で記録します。したがって、職務の委任、期日、それらの職務に割り当てられているもの、およびその他の関連性のある情報などの情報を記録する必要があります。議事録には、一般的な議論や接線情報を含めるべきではありません。
説明を求める
議事録は、会議の重要なポイントを正確に反映している必要があります。会議中に議論された情報が不明な場合は、説明を求める。絶対に推測しないでください。そうしないと、不正確な情報や記入漏れが生じる恐れがあります。ただし、説明を求めるときは、必ず会議の議定書に従ってください。非公式なアプローチをとる会議もあれば、構造化されたロバートの秩序規則を採用する会議もあります。
過去の議事録を参照
現在の議事録は過去の会議の議事録を参照する場合があります。そのためには、過去の会議議事録を新しい会議に持ってくる必要があります。そうすれば、すべての出席者が情報をすぐに利用できるようになります。
会議の後
議事録の確認
会議の議事録で誤字または不明な文がないか確認してください。議事録を確定する前にこれらを修正してください。エラーがあると、重要なタスクに関して混乱を招く可能性があります。
参加者に送る
会議議事録を会議の出席者に送信して承認します。これは出席者に質問をするか、間違いを直す機会を与えます。何らかの変更があった場合は、すべての出席者に知らせてください。
ファイナライズとファイル
すべての出席者が議事録を承認したら、署名の横に示されている承認日を使用して議事録文書に署名します。その後、議事録をコンピュータまたは他の会議議事録と一緒にフォルダに保存します。すべての会議議事録をまとめて保管することで、将来の会議に簡単に移動でき、誰かがドキュメントを参照する必要がある場合に中央の場所を確保できます。
