オフィスのコミュニケーションは、主に電子メールとインスタントメッセージングによって推進されていますが、それでもほとんどすべてのオフィスが膨大な量の書類を受け取って処理しています。実際、米国環境保護庁によると、平均的な事務員は、毎年約10,000枚の紙、または毎日平均約2ポンドの紙および板紙製品を処理している。社内のメール管理手順を改善すると、社内外のコミュニケーションが円滑に行われるようになります。
適切なスタッフを任命する
中小企業でも、受信メールと送信メールをすべて処理するように1人のユーザーを指定することで、送信先への送信時に紛失や転送の間違いがないようにすることができます。組織が大きくなるほど、会社のすべての郵便物および小包を受け取り、照合し、配布し、収集するために、より多くのスタッフを割り当てる必要があります。電子メールが公式文書の通信および配布のためのより一般的な選択になりつつあるので、通常の企業通信チャネルを通過するメールの量によっては、紙のメールの処理は従業員の職務内容の一部に過ぎません。商業配達（例えば、ＵＰＳ、フェデックス、ＤＨＬ）の場合、受付係は、彼女の最高のロケーションのために、入荷した荷物を受け取り、署名するのに最も一般的な人である。ただし、他のすべてのメール管理業務を受付担当者に引き渡すことは通常お勧めできません。その責任のために、彼女は長時間無人のままにしておく必要があることが多いためです。
メール配信フローチャートを作成する
メール配信を担当するマネージャと従業員は、フローチャート、チェックリスト、または会社が最も快適な形式を使用してガイドラインを作成するために協力し、すべての従業員、特にメールの配信と収集を監督するスタッフが従うことになります。それは郵便物収集のあらゆる段階を考慮に入れるべきである：中央の収集センター（郵便局、郵便配達会社、郵便局、小包配達要員または通常の郵便受け）で郵便物を集める。郵便物の仕分け専用に指定されたオフィス内の特定の場所での照合。部門別または個別のメールボックスに配布するか、各事務所に手動で配布する。送信メールを収集し、すべての送信メールに適切に対処して刻印するようにする。そして、郵便物の収集／仕分けエリアをきちんとしていて、十分に在庫がある状態に保ちます。
必要な物資を提供する
郵便物の集配ステーションに、スタッフが仕事をするのに必要なすべての物資が揃っていることを確認してください。会社の規模が大きく、中央の場所を使ってメールの配布がより効率的に行われるようにするには、頑丈なメール/文学オーガナイザーまたはメールソーターを各部署またはスタッフにたくさんの大きな穴をあけて立て、それぞれに明確にラベルを付けます。部門は個人よりも大きな小さな穴を必要とするので、十分なスペースを取ってください。テープロールとテープディスペンサーを備えた豊富な品揃えのキャビネットまたは机を保管してください。包装材;封筒会社の住所があらかじめ印刷されたさまざまなサイズのラベルを返却する。さまざまなサイズの宛名ラベルに、会社の最も一般的なメール送信先がいくつか印刷されています。タイムスタンプパッケージの規模ペンマーカー棚番そして小型トラックや台車。工業用サイズのシュレッダーとリサイクル用のゴミ箱を忘れずに入れてください。あなたの会社が1人の人が細断処理またはリサイクルすることができるより多くのメールを通過する場合、あなたのために仕事を処理するために外部の文書管理/リサイクル会社と契約することを検討してください。
すべての送受信メールを追跡する
すべての送受信メールを追跡するための電子メール管理システムを作成します。あなたのビジネスがあなたとアシスタントだけである場合は、このステップをスキップできますが、何十人もの従業員を抱える大規模な部門や会社を監督する場合は、メールの到着日を追跡するシステムを作成してください。誰だ。あなたの会社が機密性の高い法的文書やパッケージを大量に受け取る場合は、これらのシステムを作成することが特に重要です。あなたが思うよりも頻繁にアイテムが小さなオフィスでさえ迷子になります。たとえば、パッケージがいつ到着し、いつ受信者または代理人によって請求されたかを示す、基本的なExcelスプレッドシートを作成することによって、これらのイライラする状況を回避するのが最善です。
