デジタル時代の紙の作成量は減っていますが、電子ストレージの需要は高まっています。レコードを作成、アクセス、保存、そして最終的に破棄するために組織の情報管理チームによって設定されたガイドラインは、電子レコードのライフサイクルの条件を規定します。電子記録のライフサイクルには、ほとんどの企業および政府機関の作成、使用、保管、および廃棄が含まれます。破壊されていないライフサイクルの最後の段階として、一部の組織では貴重な記録をアーカイブしています。
作り方
あらゆる電子管理システムにとっての最大の課題の1つは、将来の使用、検索、および保管のために論理的かつ一貫した方法で新しいレコードの作成を文書化することです。記録を構成するものは、連邦法および州法を念頭に置いて書かれた組織の方針マニュアルによって確立されています。ライフサイクルの始めに正しく識別されれば、レコードの有用性が期限切れになり破棄されるまでレコードは簡単にアクセス可能です。組織によっては、特定のデータがコンピュータに入力されるとシステムによって自動的に作成されるレコードがあります。他のシステムでは、個人が手動でレコードを作成する必要があります。
つかいます
レコードが電子的に作成されると、通常は配布され、ビジネス目的または政府目的の情報ツールとして使用されます。このため、レコードは簡単にアクセスできるようにリポジトリに保存されます。アクティブな間、ほとんどのレコードは保管されていますが、レコードをラベル付けする識別情報を使用してデータベースを介してアクセスされます。
保管とメンテナンス
ファイルが使用され、定期的に不要になった後は、レコードは非アクティブとして保管されることがよくあります。記録は、組織の方針として述べられている規則に従って破棄される前に、アクセスのために保存されなければなりません。適切な保管を重視する理由の一部は、プライバシーの問題に関連しています。慎重な組織方針では、責任ある記録管理の主要部分としてセキュリティに取り組んでいます。
配置
記録は、連邦法および州法に準拠するために一定期間アクセス可能でなければなりません。記録の保存と処分に関するほとんどの組織ポリシーでは、記録の保存に関する最低限の要件として連邦法と州法が使用されています。企業は、過去に行われた特定のビジネス上の措置を守ることを余儀なくされた場合に備えて、訴訟目的で記録を保存します。レコードの処理方法は非常に重要です。電子ファイルは専門家の手で復元できるため、電子ファイルを消去して情報を取得することは不可能です。
