明確な目的と適切な参加者があったとしても、会議は適切な計画を立てずにder flすることがあります。議題を使用して会議を計画すると、集会が円滑かつ効果的に重要な問題やトピックに対処するのに役立ちます。事前に計画を立てることで、会議に出席する人に何を期待するか、準備する時間についての知識を与え、物事を議論する順序を提供します。議題が人気があるもう一つの理由は、彼らが皆の時間を節約することです。
議題とは何ですか？
簡単に言えば、議題はリストまたは計画です。このリストには、会議中に議論されるトピック、問題、または問題が含まれています。さまざまなアジェンダフォーマットがあります。会議の目的と種類によって、使用する議題の形式が決まります。通常使用される議題の種類には、非公式、正式、優先順位付け、および時間指定があります。各議題の形式をよく理解しておくと、ニーズに合った適切な種類を効果的に選択できます。
非公式および正式
非公式議題とは、基本的に、会議中に議論され、最後の最後にまとめられることが多い項目の非公式なリストのことです。正式な議題はもっとフォーマットに従います。この形式には、会議の種類、会議の進行役のリスト、およびすべての出席者のリストが含まれます。その後、議題は特定の順序に従います。つまり、電話をかける、電話をかける、前回の会議からの議事録、未解決の問題、新規取引、および延期です。
優先順位とタイミング
優先課題は優先システムに従います。アイテムには、グループにとって重要とされている重要度に従って順序が付けられています。その後、トピックはこの順序で説明されます。時限アジェンダとは、会議に設定されたスケジュールを使用することを指します。通常は、仕事を続けるためにタイムキーパーが割り当てられます。この形式では、議題は時間間隔で設定されます。たとえば、9：30-9：35：社交/ウォームアップ、9：35-9：40：レビューの目的と望ましい結果、9：40-9：50：前回の会議からのレビュー分
ボトムライン
議題を作成する際に、他の参加者からの意見を求めることを躊躇しないでください。参加者はどのトピックや問題について議論する必要があるかについて貴重な洞察を提供できます。適切な参加者を持つことは、よく計画され成功した会議の鍵です。すべての議題はセッションの目的を含むべきです。明確な望ましい成果がある。議題のトピックを情報共有または情報処理のいずれかに分類する。トピックのまとめと次のステップの説明で終わります。
