今日の企業は、従来の紙のファイリングシステムから、電子ファイリングシステムとして知られるコンピュータベースのファイリング方法へと急速に移行しています。ファイリングシステムの目的は、保存された情報を入力し、アクセスし、そして検索する際の利便性、スピードおよび容易さを提供することである。さまざまな目的で、いくつかの異なる種類の出願システムが存在します。
ディスクファイリングシステム
データストレージに最も一般的に使用されているディスクドライブは、コンピュータに接続されている部分、または任意のコンピュータで使用するために取り外して接続することができます。プログラムはコンピュータのディスクドライブに保存されています。 CDとDVDは、ディスクドライブから取得したデータを使用して作成されます。
フラッシュファイルシステム
フラッシュファイルは小さく、通常は携帯用の電子機器で、大量のメディアストレージを保存するのに便利です。フラッシュファイルは、文書、写真、ビデオ、音楽などのデータをほんの数秒で転送するために使用できます。メモリースティックとメモリカードは、フラッシュファイルの2つの一般的な例です。
トランザクションファイリングシステム
主に銀行で使用されているトランザクションファイリングシステムは、1つのプログラムを使用して多数のコンピュータを相互接続します。このファイリングシステムに加えられた変更は、プログラムに接続されている他のすべてのコンピュータ上で自動的に更新されます。トランザクションファイリングシステムの主な例は、店舗で商品を購入していて、利用可能な残高に応じてクレジットカードが承認または拒否された場合です。あなたがこのシステムを通してあなたのカードを走らせるとき、それは同じトランザクションファイリングシステム上の他のすべてのコンピュータと通信しているので、あなたのカードがこの残高をカバーするかどうか「知っている」。購入すると、それに応じてクレジットカードの残高が自動的に減少し、システム全体が即座に更新されます。
ネットワークファイルシステム
このタイプの電子ファイリングシステムにより、ネットワーク上のコンピュータは管理者のコンピュータからファイルにアクセスできます。たとえば、事業主（管理者）は、自分のクライアントがアクセスするために必要なファイルを自分のコンピュータに持っているかもしれません。管理者は、この特定のクライアントがネットワークファイリングシステムにアクセスすることを許可するように権限を設定することができ、今ではどちらの当事者もファイルを変更したりファイルに追加を作成することができます。
