電子通信の技術的進歩にもかかわらず、ファックス機器は2015年現在でも文書を配布するための重要な方法です。ファックスカバーシートは、ファックスを受け取るべき人、およびその内容について受信者に警告する上で重要な役割を果たします。
送信者と受信者
FAX送付状の主な機能の1つは、文書の送信者と受信者を識別することです。カバーシートはオプションですが、基本的な連絡先情報の欠如は送信の喪失につながる可能性があります。目的の受信者がファックスを受け取らなかった場合、送付状の「受信者」警告は文書が適切な人に届くのに役立ちます。さらに、送信者の名前を認識するファックス受信者は、より迅速に文書を宛先指定することができます。多くの企業は、名前とロゴが既にページに印刷されたテンプレートベースのファックス送付状を持っています。
文書の詳細
一般的なファックスの送付状には、ファックスが送信されている理由のセクション、またはドキュメント添付ファイルに関するコメントもあります。このセクションは、送信者が誰かが送信を真剣に受け止めるかどうかについて懸念がある場合に役立ちます。たとえば、企業が未承諾の入札提案を送信した場合、カバーシートには資料を読み通すことの利点が受領者に明記されることがあります。文書の詳細は、ファックスされた資料が以前の議論または合意に従うことを受取人に思い出させるかもしれません。
日付とページ番号
送付日と送付されるページ数もまた、カバーシートの共通の要素です。どちらも記録管理と正確性にとって重要です。ファックスの日付により、送信者は自分が特定の締切日の提出を満たしたことを証明できます。ファックスのページ数は、不完全な送信から保護するために非常に重要です。送付状には、「送付状を含めて5ページ」と記載されている場合があります。これは、送信に合計5ページが含まれるべきであることを受信者に警告します。不足しているものがある場合、受信者は送信者に不完全な文書を知らせることができます。
追加の詳細
ファックスの送付状は、特定の文書に関するプライバシーおよびセキュリティの開示を伝えるためにも使用されます。政府機関、金融機関、および法律事務所は、カバーシートに機密性またはプライバシーに関する声明を記載している可能性がある組織の1つです。この声明は、受取人に同封物の微妙な性質を警告し、機密文書の保護における説明責任を確実にするのに役立ちます。ファックスは、受取人を契約上または規制上の要件に法的に拘束することもできます。メモのような文書を送信するためにファックス送信を使用し、1ページに要約または簡単なメッセージを含むカバーシートだけを含める会社もあります。
