ビジネス用のEメールに対してビジネス用の正式なレターをいつ書くべきかを知っていることは、さまざまな形式でメッセージをうまく伝えている人には簡単にわかります。ただし、メディアを選択する際に考慮すべき点がいくつかあります。あなたが書くことを決断するときは、便宜、形式、機密性、さらには受取人の地位や地位などの要素を考慮する必要があります。
主な違い
ビジネス用メールとビジネス用Eメールを区別する最初のことは、レターは一般にハードコピーと見なされ、ビジネス用Eメールはソフトコピー、つまり電子メッセージであるということです。ビジネスレターを作成したら、それを印刷し、封筒に入れて封筒に入れ、郵便料金を添付して、米国郵政公社や夜間配達会社などのサービスを使用してレターを受信者に送信します。一方、ビジネス用の電子メールも、通常はコンピュータまたは電子的手段を使用して作成されますが、ほんの数秒で受信者に電子的に送信されます。
配達のタイミング
通常、ビジネスレターが届く最も早い時期は、カタツムリメールまたはFedExなどの配送サービスでお送りした翌日です。あなたがより早く到着するために手紙を必要とするならば、あなたは同じ日配達のために急使を雇うことができます。郵便切手または配達手数料のどちらかを選択すると、費用が発生します。緊急のメッセージをすぐに受信したい場合は、ビジネス用の電子メールを送信するのが最善の方法です。ファイアウォールは、配信を遅らせる可能性があるわずかな障害にすぎませんが、それでも、その遅延は実質的に重要ではありません。
ビジネスコミュニケーションの内容
あなたが正式なコミュニケーションを書いているならば、それはあなたがビジネスレターであなたのメッセージを伝えたいと思う可能性が高いです。たとえば、契約上の問題について書いている場合は、連絡文書のハードコピーを作成しておくことをお勧めします。これの不利な点は、紙切れが紛失する可能性があり、ビジネス用の電子メールが電子フォルダに永久に残る可能性があることです。ビジネス用の電子メールでも同じメッセージを伝えることができますが、それが重大な問題である場合、ビジネス用の電子メールは通常ビジネス用の手紙よりも形式的ではないと見なされます。通信にインクの署名が必要な場合は、明らかにビジネス用の電子メールにインクで署名することはできません。ただし、電子メールまたはデジタル署名を電子メールメッセージに添付することはできます。
手紙対Eメールフォーマット
ノーザンミシガン大学ライティングセンターによると、ビジネスレターのために一般的に使用される形式はブロックスタイルです。文字の各セクションは、従来のブロックスタイルの左マージンと同じ高さです。修正されたブロックは、最後の挨拶文と署名を手紙の中央下部に配置します。セミブロック形式は、段落がインデントされていることを意味します。ビジネス用のEメールを書く場合は、あいさつ文、本文、および終了挨拶文を左マージンで並べて入力することで、従来のブロック形式を簡単に複製できます。段落のインデントおよび終了挨拶文を選択すると、形式が変に見える場合があるためです。受信者が通信を読み取るモニターまたは画面のサイズ。
機密保持
ハードコピーの手紙に透かしを使用して「機密」を示すことも、ビジネス用の電子メールにマークを付けることもできます。 機密 メールプログラムが提供するオプションの1つをクリックしてください。ビジネスレターもビジネスEメールも絶対的な機密性を保証することはできません。なぜなら、受信者はレターをコピーするか、単に最初のコミュニケーションに不慣れな人にEメールを転送するだけだからです。どちらの場合も、あなたはあなたの通信の機密性を維持するために受取人の完全性に頼らなければなりません。
状況は違いを生む
直接報告を執筆している監督者は、社外に出るという通知など、非公式のメッセージを伝えるために電子メールを使用する可能性があります。彼女はそのような日常的なやりとりのために正式な手紙をスタッフに提供する必要はありません。その一方で、彼女が政策指令を伝達したり、表彰や懲戒処分を行ったりする場合は、ハードコピーが望ましい形式である可能性があり、それは会社が紙の記録を維持する場合です。ペーパーレスオフィスの場合、ビジネス電子メールは、主題に関係なく、必要な通信形態です。別の例では、直接報告が彼女の辞任を入札するために彼女の上司に手紙を書いているならば、手紙がそのような詳細を含まないかもしれないので彼女が辞任している理由について手渡しビジネスレターは簡単な会話のドアを開きます。
