電子メールは多くの仕事や企業にとって欠くことのできない部分です。ビジネスEメールコミュニケーションは、対面コミュニケーションと同じくらい重要であり、長持ちすることがあります。ビジネスEメールは常にプロ意識を反映し、ビジネス目的を持つべきです。悪いEメール習慣に陥るのは簡単なので、Eメールの冗長性に関する絶え間ない認識と警戒が必要であり、プロのビジネスイメージにとって不可欠です。
件名フィールド
件名フィールドは、Eメールの本文と同じくらい重要です。それはあなたの電子メールメッセージに向かう専門家であり、それを反映した言葉が必要です。つづりを間違えずに件名に適切な文法を使用し、適切な大文字と小文字を使用します。あなたのEメールの目的を短く、簡潔な言葉で伝えてください。 「Winfieldプロジェクトについて」、「アカウントについての説明へ戻る」、「出勤および出席のソフトウェアに関する質問」は、ビジネス用の電子メールメッセージの件名の例です。スラング、汚い言葉、あるいは「こんにちは」、「お元気ですか？」、「質問」などの一般的な言葉さえ使用しないでください。
ご挨拶とサインオフ
プロのあいさつやサインオフを使用して、電子通信を、Eメールで伝えたいプロのビジネスイメージと一致させます。頻繁に連絡がある相手との間で、馴染みのあるビジネス上の連絡先を電子メールで送信している場合でも、あいさつやサインオフは専門的かつ丁寧に行ってください。新しくてなじみのない連絡先については、あいさつとサインオフに「Dear Mr. Smith」と「Regards」を使用してください。より親しみのある連絡先については、「Dear Amy」と「I love it！」はより非公式でありながらプロフェッショナルです。
フォーマット、添付ファイル、署名ファイル
ビジネス用Eメールでのフォーマットは不要であり、Eメールがスパムフィルターに巻き込まれる可能性があります。添付ファイル、特に受信者の事前の知識と承認を得たもの、特に大きな添付ファイルは慎重に使用してください。署名ファイルはできるだけ短くする必要があります。
言語とトーン
電子メール通信の言語とトーンは、他の文書による通信と同じくらい専門的であるべきです。礼儀正しい文法、つづり、語彙、句読法を使用してください。一般的なビジネス言語を使用し、俗語、冒涜的、または一般的なフレーズは使用しません。電子メールには、慎重で親しみやすいトーンを使用することが重要です。怒ったり動揺したりイライラしたときにメールを書かないでください。意図しない場合でもトーンに出くわします。電話での会話や、ビジネスアソシエートとの対面での会話と同様に、電子メールの文言にも十分注意してください。
メールしない
2、3の文章で十分な場合は、3段落を書かないでください。電子メールを使って怒りや苛立ちを煽ったり、だれかを懲戒したりすることは避けてください。急いでEメールを送信しないでください。送信する前に、時間をかけて再読み取り、スペルチェック、受信者のアドレスの確認を行ってください。カーボンコピーとブラインドカーボンコピーを電子メールで悪用しないでください。仕事以外の目的で職場で電子メールを使用しないでください。
