顧客に支払いを依頼するときは、適切な方法を使用して、顧客に送付するための有効な手紙を作成します。支払いを要求するための手紙は、クライアントが期日までに請求書の支払いに失敗したときに使用されます。顧客が請求書を支払うのにより長い時間がかかるほど、会社はこの個人に多くの手紙を書きます。支払いを要求する手紙は丁寧で明確で、未払いの請求書についての詳細を提供するべきです。
組織の連絡先情報がすべて含まれているため、会社のレターヘッドを使用します。
その手紙に対処してください。手紙の日付にクライアントの名前と住所を続けてください。 「親愛なる」と述べ、その後にクライアントのフルネームを続けて、相手に演説してください。
手紙の目的を述べなさい。支払い請求の手紙は、手紙の冒頭でこの目的を明確に伝えなければなりません。職業的なトーンを使用して、言葉を前向きで温かく保ちます。
借金の詳細を含めます。この債務の返済が行われた日、当初の支払期日、および延滞金を含む支払期日を記載してください。請求書番号も含めて、クライアントが元の文書を簡単に見つけられるようにします。多くの企業は、このタイプのレターに元の請求書のコピーも含めます。後払い料金が計算される金利についても顧客に知らせます。
クライアントに支払いを依頼します。指定された日までに全額支払うことで、追加の遅延料金を回避できることをクライアントに知らせます。この日までに全額を支払うことができない場合は、手配を依頼してください。必要に応じて、あなたの電話番号と直接内線番号を含めてください。あなたのEメールアドレスも含めて、クライアントが望むならこの方法で彼の通信を提供してください。
クライアントに感謝します。支払いがすでに行われている場合は、クライアントに感謝の意を表し、迅速な支払いを送信するために事前にクライアントに感謝します。クライアントに質問がある場合は、この件に関してあなたに電話することを躊躇しないようにしてください。
手紙に署名します。 「誠意を持って」に続けてあなたの名前と肩書きを書いて手紙を締めくくってください。
