ファイリングシステムは、箱詰めで書類を提出することから、見えないところで電子的にファイルを保存する洗練されたソフトウェアプログラムまで、長年にわたって進化してきました。あなたは今日いろいろなものを選ぶことができますが、すべてのファイリングシステムは1つの主要な目標を共有します：効果的な記録管理。さまざまなファイリングシステムが利用可能なので、それぞれの特性を考慮して最も適切なものを選択することが重要です。最も一般的なファイリングシステムは実装が簡単で、効果的なファイル管理の手段を提供します。
アルファベット順のファイリング
アルファベット順のファイリングは、5,000レコード未満の場合の最も一般的なファイリングシステムです。アルファベット順によるファイリングは、辞書順に従って、個人、企業、機関、機関、主題、トピックまたは地理的な場所の名前でファイルを整理するシステムです。このシステムは、顧客または顧客の名前ファイルに有効です。件名を提出する場合は、相対指数を使用してください。索引は、各主題を表すために選択されたトピック名のアルファベット順のリストです。相対索引を参照して、レコードを保存するトピック名を見つけてください。
数値ファイリング
数値ファイリングシステムを設定するときは、レコードの番号または割り当てられた番号を使用してファイルを順番に並べます。ほとんどのシステムはファイルを検索するためにインデックスを使用します。数値ファイリングシステムでは、ファイルのファイリングと検索の速度が向上するため、生産性が向上します。それはまた正確な識別を提供しそしてより高い機密保持を可能にする。それは無限の拡張が可能であり、あなたはアルファベット順のファイリングシステムとは異なり、5,000以上のレコードにそれを使うことができます。
英数字によるファイリング
英数字ファイリングでは、名前と番号を組み合わせて使用します。あなたは一般的に件名と番号でこのタイプのファイリングシステムを使用します。アルファベット順または件名に基づいてファイルを並べ替え、次に番号のカテゴリごとに並べます。英数字ファイルには相対インデックスを使用する必要があります。インデックスは各アルファベットの部門に割り当てられた番号コードをリストします。
ペーパーレスファイリングシステム
ペーパーレスファイリングシステムは、多くの企業や家庭で一般的になりつつあります。これは、物理的な記憶領域の必要性と情報の紛失または置き忘れの問題を解決します。ペーパーレスファイリングシステムにより、複数の部門にまたがる共有アクセスが可能になります。共有アクセスはレコードへのオンデマンドアクセスを提供しますが、アクセスを制御するためにファイルを表示、編集、作成、または削除するためのユーザー権利を設定できます。ペーパーレスファイリングシステムの種類には、単純なソフトウェアプログラム、文書サーバー、文書管理システムが含まれます。
