記入フォームW-9に記載されている個人情報は、給与計算処理および内国歳入庁への支払い報告に必要です。ベストプラクティスとして、従業員の仕事の初日に完成したW-9を要求し、新しい請負業者にW-9要求を送信します。請負業者がそれに従わない場合は、記入済みの用紙についての、心地よくしっかりとした依頼を含む正式な書簡を送付してください。
フォームW-9の基本
フォームW-9は、納税者の名前、住所、連邦税分類、および社会保障番号または雇用者識別番号を詳細に記載したIRS文書です。 IRSは、企業がW-9をファイルに保管することを義務付けていません。ただし、企業は、すべての従業員および年間600ドル以上支払う請負業者に対して、フォームに記載されている個人情報を収集して報告する必要があります。 W-9を集めることはそれをする便利な方法です。このため、会社は各従業員と請負業者に対してW-9を提出する必要があります。
W-9を要求する
あなたがすべての従業員からW-9を集めることを確実にするために、新入社員のための必須初日事務処理にW-9フォームを含めてください。新入社員には、すべての事務処理を現場で完了し、初日の終わりまでに人事担当者に返却するように要求してください。
新しい請負業者または仕入先を取得するときは、最初の契約書とともにW-9フォームを同封してください。 W-9リクエストレターで、できるだけ早くフォームに記入して返却するように仕入先に依頼してください。有効なW-9をファイルに提出したベンダーにのみ支払うというポリシーの実装を検討し、このポリシーを要求書に記載します。
フォローアップ
W-9を従業員または請負業者から完成させるのに問題がある場合は、支払いを行う前にW-9が必要であることを慎重に、しかししっかりと伝えてください。フォームの情報は給与計算を処理して給与を発行するために必要であることを従業員に説明します。仕入先が1〜2週間以内にW-9を返却しない場合は、フォローアップのために2番目のリクエストレターを送付してください。文書化された方針が整っている場合は、フォームを提出しないと納付できないことを製造元に伝えます。 IRSはあなたがW-9を正式に要求することを要求するので、この手紙のコピーをファイルに保管してください。
なしW-9
年末現在、仕入先のW-9がない場合でも、支払いをIRSに報告する必要があります。請負業者用のForm 1099-MISCに記入して送信し、社会保障番号を空白のままにします。 IRSはその番号が欠落しているという通知で応えます。あなたはそれを請負業者に転送し、予備の源泉徴収の通知とW-9の別のコピーを提出しなければなりません。あなたはこの請負業者への将来の支払いから税金を差し引く義務があります - 現在、源泉徴収率は28パーセントです - そして請負業者はIRSから50ドルの手数料がかかります。
